Оформление табеля учета рабочего времени
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление табеля учета рабочего времени». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Эта задача возлагается на уполномоченное лицо – либо на отдельно нанятого для этого специалиста, либо на эксперта из кадровой службы или даже руководителя структурного подразделения (в зависимости от ОПФ компании). Последние двое, помимо прочего, также должны подтвердить корректность внесенных данных своей подписью и без промедления передать деловую бумагу главбуху.
Ключевая особенность того, как правильно заполнить рабочий табель, заключается в умении проставить соответсвующие коды:
- верного типа;
- должной продолжительности;
- подходящего метода (подряд или по отклонениям).
Они записываются следующими сокращениями:
|
ОТ |
Очередной оплачиваемый |
|
ОД |
Дополнительный |
|
У |
Учебный (зарплата сохраняется) |
|
УД |
Учебный (зарплата не сохраняется) |
|
УВ |
Учебный (при сокращенном дне, без отрыва от производства) |
|
ДО |
Административный |
|
Р |
Беременность, роды |
|
ОЖ |
Уход за младенцем до 3 лет |
|
ДВ |
Доп. (не оплачивается) |
|
ОЗ |
В иных ситуациях, предписанных законом (тоже неоплачиваемый) |
Решая, как сделать табель учета рабочего времени, помните, что может содержать и следующие отметки:
|
Присутствие |
|
|
РВ |
Появление в праздник, в выходной (или приравненный к нему из-за карантина) день |
|
ВМ |
Вахтовые |
|
С |
Сверхурочные |
|
Командировки, профессиональные курсы |
|
|
К |
Служебная поездка |
|
ПК |
Обучение без отрыва от производства |
|
ПМ |
Учеба в ином населенном пункте, с прекращением труда |
|
Отсутствие на месте |
|
|
ПР |
Прогул |
|
Б |
Больничный |
|
Т |
Неоплачиваемый больничный |
|
ПВ |
Прогул, но вынужденный, из-за неправомерного отстранения |
|
НС |
Режим неполной смены |
|
ЛЧ |
Сокр. день |
|
Г |
Неявка по уважительной причине (государственные или общественные обязанности) |
|
В |
Выходные или праздники |
|
НН |
Причина не выяснена |
|
ОВ |
Доп. выходной (оплачивается) |
|
НВ |
Доп. выходной (не оплачивается) |
|
РП |
Простой, спровоцированный начальством |
|
ВП |
Простой, спровоцированный сотрудником |
|
НП |
Простой в силу ни от кого не зависящих обстоятельств (велика вероятность, что в будущем его придется отрабатывать) |
|
ЗБ |
Забастовка |
|
НО |
Отстранение с сохранением ЗП |
|
НБ |
Неоплачиваемое отстранение |
|
НЗ |
Приостановка труда, вызванная задержками в ЗП |
|
Цифровые коды оплаты труда |
|
|
2000 |
Стандартные отчисления (оклад, премиальная часть) |
|
2010 |
Деньги, предусмотренные ГПД |
|
2300 |
Выплаты по больничному особие в связи с больничным |
Образец приказа о назначении ответственного
Приказ составляют в свободной форме, в него включают преамбулу и распорядительную часть. В преамбуле пишут основание и/или цель приказа. В данном случае можно, например, написать «С целью учёта рабочего времени», «Руководствуясь статьёй 91 ТК РФ» или включить обе эти формулировки.
В распорядительной части указывают ответственное лицо. В крупной организации целесообразно назначить несколько человек и закрепить за каждым определённое структурное подразделение. Директор также может указать лицо, ответственное за исполнение приказа, либо возложить контроль на себя. Заканчивается приказ подписью руководителя, а также ответственных лиц – они должны быть с ним ознакомлены.
О выборе формы табеля и использовании кодов
Негосударственный сектор уже много лет вправе использовать самостоятельные формы первичных учетных документов, в том числе и форму табеля. Большинство работодателей продолжили вести учет рабочего времени по формам № Т-12 или Т-13 1 в неизменном виде либо со своими доработками. Например, в форму табеля часто добавляют реквизит «Вид табеля: первичный – 0, корректирующий – 1, 2 и т. д.» 2 (подробнее о нем – в Примере 6).
Многие кадровики могут похвастаться тем, что уже разработали свой уникальный «фирменный» бланк, а вот условные обозначения (коды) все равно, как правило, оставляют «госкомстатовские». Почему они так живучи?
Традиционные коды понятны всем без дополнительных пояснений. Допустим, сменился в организации бухгалтер по расчету заработной платы или работник кадровой службы. Сколько времени потребуется новичку, чтобы выучить уникальную таблицу кодировки? А если табель придется изучать судье в ходе рассмотрения спора о взыскании оплаты труда или инспектору ГИТ, проводящему проверку по жалобе работника? Дополнительные усилия по дешифровке табеля, думается, не добавят им расположения к работодателю.
Основы заполнения формы Т-12
Форма Т-12 — это документ, который необходимо заполнять тем, кто работает по найму. В нем указывается количество отработанных часов в неделю, а также их распределение по дням.
Как правильно заполнить форму Т-12? Все просто. Сначала необходимо указать свое ФИО и наименование организации, в которой вы работаете. Затем необходимо указать период, за который вы заполняете табель учета рабочего времени.
Далее нужно заполнить таблицу, указав дневную и ночную смены, а также дни отдыха и больничные. В столбце «количество часов» следует указать количество отработанных часов за каждый день.
Не забудьте подписать табель учета рабочего времени и уточнить его номер и дату составления. Проверьте правильность заполнения перед подписанием документа.
Учёт рабочего времени в Т-12
Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).
Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.
В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.
Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.
Порядок заполнения табеля учета рабочего времени. Пошаговая инструкция
Табель учета рабочего времени – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.
Табель учета рабочего времени открывается первого числа каждого месяца и передается в бухгалтерию два раза в месяц для: корректировки расчетов за первую половину месяца (аванс) и расчета заработной платы за месяц.
При заполнении табеля учета рабочего времени применяется единая система обозначений. В табеле осуществляется учет отработанного времени в соответствии с правилом «для одной должности предназначается одна позиция».
Берутся во внимание только те сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры, в том числе внутренние совместители – по ним, в частности, необходимо прописать сведения дважды.
Не учитываются данные по таким работникам:
-
трудящимся неофициально;
-
внешним совместителям;
-
работающим на основании гражданско-правового договора.
- Табели по учету рабочего времени обязаны вести все работодатели, так как это первичные документы, на основе которых рассчитывается зарплата и другие выплаты работникам.
- Бизнес-субъекты могут разработать свои формы документов для учета, но большинство работодателей использует стандартные бланки по форме Т-12 и Т-13, утвержденные постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
- Дни отчетного месяца можно фиксировать методом сплошной регистрации или регистрации отклонений. Выбранный метод фиксации, а также обозначения, если они отличаются от стандартных, необходимо закрепить в учетной политике и положении о табельном учете.
- Табель ведет ответственное лицо, который обязан по окончании месяца передать этот документ в бухгалтерию для расчета зарплаты.
- За отсутствие или некорректное ведение табеля может быть наложен штраф по статье 5.27 КоАП РФ. Заполненные табели надо хранить не менее 5 лет.
Учёт отработанных часов и дней – очень чувствительная тема, так как от этого часто зависит расчёт зарплаты сотрудников.
Не вести такой учёт нельзя. Но вот формат табеля может быть гибким. Вместо унифицированных форм вы можете ввести в обиход свою собственную, которая будет максимально соответствовать особенностям вашего бизнеса. Плюс, вы можете задействовать для заполнения табеля системы автоматизации, в том числе, связанные со СКУД и другими комплексными решениями (программными, программно-аппаратными).
Сам табель – это важный документ, который после подписания должен храниться в архиве как минимум ещё 5 лет. За отсутствие или отказ от ведения табеля предусмотрены официальные штрафы, их могут выписать проверяющие органы. Санкции есть как для всей организации, так и для конкретного ответственного лица.
Рабочее время – время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности.
Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.
Исчисление нормы рабочего времени на определенные календарные периоды (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю, осуществляется в соответствии с Порядком, утвержденным Приказом Минздравсоцразвития РФ от 13.08.2009 №588н.
В соответствии со ст. 91 ТК РФ, работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.
Для формирования табеля по унифицированной форме №Т-13 в программе применяется отчет «Унифицированная форма Т-13». Для работников, использование рабочего времени которых регистрируется документом «Табель учета рабочего времени организации», унифицированная форма №Т-13 может быть выведена в виде печатной формы этого документа.
Отчет «Унифицированная форма Т-13» позволяет получить бланк табеля для ручного заполнения, или заполненный по данным информационной базы табель. Если табель формируется за текущий месяц, то данные об использовании рабочего времени выводятся в отчет только по текущее число месяца включительно.
Алгоритм формирования заполненного табеля зависит от того, произведено ли начисление зарплаты по работнику за месяц формирования отчета или начисление зарплаты по работнику еще не зарегистрировано в информационной базе:
-
если начисление зарплаты по работнику еще не произведено, то табель строится по данным графика работника (индивидуального или общего) с учетом зарегистрированных в кадровом учете и в подсистеме расчета зарплаты отклонений от графика;
-
если начисление зарплаты по работнику уже произведено, то табель строится только по данным подсистемы расчета зарплаты без учета кадровых данных.
При этом и в том и в другом случае если данные об использовании рабочего времени по работнику введены с помощью документа «Табель учета рабочего времени организации» (с разбивкой по дням), то эти данные считаются более приоритетными, и отчет формируется по данным, зарегистрированным документом «Табель учета рабочего времени организации».
Формирование табеля учета рабочего времени работницы производится с помощью отчета «Унифицированная форма №Т-13». В графах формы №Т-13, соответствующих числам месяца, отработанные дни отмечаются буквой Я, ниже выводится количество часов, приходящихся по графику на этот рабочий день (рис. 6.9).
Порядок применения табеля учёта рабочего времени
По действующему законодательству для заполнения данного учётного документа ответственное лицо заполняет формы Т-12 или Т-13. Эти форматы законодательно одобрены и имеют подтверждение Росстата.
- Форму Т-12 используют для ведения учёта по периодам работы, а также для расчётов по з/п.
- Форма Т-13 используется сотрудником в том случае, когда рабочее время отражается автоматически.
Есть и третий вариант ведения отчётности по рабочему времени. Он подразумевает, что фирма сама разработала свой собственный вариант документа. Чтобы он был правильно оформлен и признан официальным, необходимо обозначать в нём ряд реквизитов и нужную информацию.
Если компания использует специальное программное обеспечение, которое позволяет вести кадровый учёт, бланки для заполнения табеля о рабочем времени будут содержаться уже внутри ПО.
Заполнять формы для табеля разрешается как вручную, так и с помощью программ. Опять же, если в рамках работы фирмы используется профильное ПО, то работнику достаточно вносить нужную информацию в базу, а сам документ будет составляться автоматически и распечатываться по необходимости.
Важно понимать, что в разных случаях заполнения и ведения бланков отчётности по рабочему времени будут использоваться разные обозначения. Они могут быть как буквенные, так и цифровые. Так, в качестве примера, возьмём обозначение работы наёмного сотрудника в пределах нормы. В таком варианте буквенное обозначение будет выражено символом «Я», а в цифровом варианте это будет кодировка «01».
Все шифры, которые используются в бланке учёта необходимо сопровождать подтверждением в виде документов. Просто так вносить информацию запрещается.
Что касается времени, отражающимся в документе, то в учёт идут даже поездки по заданию компании, отпуск сотрудника, его выходы по больничному листу и так далее.
Код вида оплаты труда обозначается четырёхзначным числом. В зависимости от вида используют:
- Заработная плата — код 2000.
- Гражданско-правовые договора с работниками — код 2010.
- Коды отпуска и компенсационных выплат — 2012.
- Больничные — код 2300.
Закрывает табель ответственное лицо в последний рабочий день месяца, либо на следующий. Далее заполненный (или распечатанный) бланк передаётся начотдела, который проверяет верность внесённой информации и переправляет готовый подписанный бланк в отдел кадров.
Санкции за нарушение учета по учету рабочего времени
| № п/п | Нарушение | Ссылка на нормативный акт, который нарушен работодателем | Возможные санкции при проведении инспекционной проверки и оценка рисков работодателя | Рекомендации по исправлению |
| Табель учета рабочего времени | ||||
| 1 | Нет номера документа | Альбом унифицированных форм по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004; Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» |
Возникновение проблем при сдаче документов в архив | Проставлять в дальнейшем |
| 2 | Превышение нормы работы (как по основным сотрудниккам, так и по совместителям): например, за февраль 2011 г. рабочий день 22 февраля не сокращен на 1 час | Ст. 95 ТК РФ | 1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей, на юридических лиц – от 35 000 до 50 000 рублей, административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст.5.27 КоАП). 2. Требование оплатить сверхурочную работу с выплатой денежной компенсации, согласно ст. 236 ТК РФ |
Выплатить компенсацию, либо скорректировать табель |
| Путевые листы | ||||
| 3 | Согласно путевому листу, водитель работал более 9 часов в день. | П. 9, 16 Приказа Минтранса РФ от 20.08.2004 № 15 «Об утверждении положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей» | 1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1?000 до 5?000 рублей, на юридических лиц – от 35?000 до 50?000 рублей, административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст.5.27 КоАП). 2. В случае проверки работодателя обяжут оплатить сверхурочную работу водителям за каждый день такого нарушения. 3. В случае несчастного случая или ДТП руководитель несет ответственность вплоть до уголовной |
Решить проблемы превышения нормы часов работы |
| 4 | Переработки водителей превышают установленные 120 часов годовых | Ст. 99 ТК РФ, Приказ Минтранса РФ от 20.08.2004 № 15 «Об утверждении положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей» | 1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей, на юридических лиц – от 35 000 до 50 000 рублей, административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст.5.27 КоАП). 2. В случае несчастного случая или ДТП руководитель несет ответственность вплоть до уголовной |
Решить проблему превышения нормы часов работы |
| 5 | На путевом листе отсутствует печать | Типовая межотраслевая форма № 3, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, принцип придания документам юридической силы (ГОСТ Р 6.30-2003) | Проставить | |
| 6 | Не указан код по ОКПО | Типовая межотраслевая форма № 3, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78; принцип придания документам юридической силы (ГОСТ Р 6.30-2003) | Проставить | |
| 7 | Не указан табельный номер работника | Типовая межотраслевая форма № 3, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78; принцип придания документам юридической силы (ГОСТ Р 6.30-2003) | Проставить |
Как отмечается отсутствие на рабочем месте?
Для указания временного отсутствия на работе также предусмотрен определенный код. Все данные в табеле указываются в буквенном варианте, что позволяет работникам бухгалтерии четко определить все нюансы расчета заработной платы, и обязательно отпускных выплат и выплат по больничному листу. Если человек не вышел на работу, но предоставил сведения о том, что он болеет, то временная нетрудоспособность при таком условии указывается буквой «Б». Бывают ситуации, когда происходит отстранение от исполнения профессиональных обязанностей. В табеле проставляется «НБ». Если предприятие не выплачивает зарплату, то работник имеет право не осуществлять посещение своей работы, и не исполнять установленные трудовым соглашением обязательства, в соответствии с предусмотренными нормами законодательства. Такой факт в табеле отражается буквами «НЗ», что фактически свидетельствует о приостановке работы, по причине неисполнения работодателем всех своих обязанностей по оплате выполненной работы. Если отстранение от исполнения профессиональных обязанностей осуществляется с начислением оплаты от работодателя, то в данном случае указывается значение «НО», что позволяет бухгалтерам осуществлять начисление суммы оплаты трудовой деятельности, с учетом того, что работник не присутствовал в течение определенных рабочих дней.
В чем отличия формы Т-13 и Т-12?
Как вы уже знаете, существуют две проработанные формы документа, и законодатель не ограничивает работодателя в выборе формы, которую можно заполнять в процессе учета рабочего времени. Указанные формы практически идентичны, но все же имеются определенные различия. Практика показывает, что современные работодатели чаще всего отдают предпочтение форме Т-13, так как она более проста в составлении.
Различия форм:
- В форме Т-12 также присутствуют графы по дням месяца, которые относятся к четко определенному сотруднику, но данные строки расположены в горизонтальном направлении. Что касается формы Т-13, то там они разделены на две части и находятся параллельно. То есть, фактически, в форме Т-13, вы указываете все данные о посещении работы в первых строках, во вторых строках указывается количество всего рабочего времени в часах. Это более удобно;
- Также нужно сказать о том, что на каждого сотрудника в форме Т-13, по вопросу причин отсутствия на рабочем месте отведены четыре строки, что позволяет контролировать все нюансы прогулов и наличие уважительных причин. В форме Т-12 тоже такие данные отражены, но на них отводится всего лишь две строки;
- В форме Т-13 присутствует итоговая часть, которая не отражена в форме Т-12. Фактически, в первом варианте отражается не только информация о явках и неявках каждого сотрудника, но также коды видов оплаты, что позволяет быстро сориентироваться бухгалтерам в вопросе начисления оплаты выполненной работы.
Сотрудник предприятия, получающий полномочия по заполнению этого документа, должен разобраться в нюансах процесса внесения сведений. Правила ведения табеля учета рабочего времени считаются простыми и понятыми. Желательно изначально в них хорошо разобраться, что позволит удобно и легко работать с отчетом. От этого зависит продуктивность деятельности не только кадровой службы, но и бухгалтерии. На основании правильно внесенных данных работники бухгалтерского отдела смогут правильно рассчитать оплату труда каждого сотрудника предприятия.
К основным правилам заполнения документа относится следующее:
- изначально правильно выбирается актуальная форма ведения табеля учета рабочего времени;
- заполняется документ только в одном экземпляре;
- допускается для этого вручную вносить данные или пользоваться компьютером;
- у сотрудника, занимающегося данным процессом, должны иметься соответствующие полномочия, для чего предварительно работодателем издается приказ;
- подготавливать табель надо в начале нового месяца;
- в титульный лист вносятся сведения о названии компании и имеющихся подразделениях;
- указывается дата начала учета;
- в конце месяца прописывается дата окончания ведения отчета;
- основной лист табеля представлен таблицей, в которую вносятся данные о каждом работнике организации, причем важно вносить правильно все фамилии, чтобы не допустить путаницы или ошибок;
- обязательно о каждом сотруднике должна иметься достоверная информация, а также прописывается присвоенный специалисту номер, который можно взять в личном деле;
- столбцы табеля представлены конкретными днями месяца;
- напротив фамилий имеются ячейки, в которые вносятся сведения обо всех отработанных часах или сменах;
- если имеются выходные или праздники, то надо указывать данную информацию специальными отметками;
- сведения ответственным лицом должны вноситься ежедневно, для чего ориентируется специалист на официальные документы, к которым относятся разные приказы, заявления, больничные листы или распоряжения руководства компании;
- если фиксируются опоздания или прогулы, то они закрепляются специальными кодами, состоящими из цифр и букв.
Скрепляется документ подписью руководителя предприятия. Без этой подписи он не будет считаться действительным. Порядок ведения табеля учета рабочего времени считается простым, поэтому справиться с этим процессом может каждый работник кадровой службы. Если выявляются ошибки или нарушения, то именно назначенный специалист несет ответственность за эти сведения.
Специфика для бюджетных организаций
Предприятия, являющиеся бюджетными, пользуются во время работы другой формой. Она называется №0504421. В этом бланке имеются определенные отличия от стандартной формы Т-12 или Т-13. Это обусловлено тем, что в нем отражаются все нюансы работы именно бюджетной организации. В таблицу можно ввести разные коды, которые указывают на выходной при обучении или учебные отпуска.
К основным нюансам ведения табеля учета рабочего времени работников в бюджетной сфере относится следующее:
- в титульный лист важно вписывать не только наименование данного учреждения, но и присвоенный цифровой код;
- если требуется внести определенные изменения в документ, то прописывается код корректировки;
- существуют графы, куда надо вносить сведения о промежуточных итогах.
Не требуется при использовании данного бланка прописывать дополнительные расчеты. При заполнении документа используются стандартные правила.