Документы при увольнении: для чего нужна справка для расчета больничного и как правильно ее оформить?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы при увольнении: для чего нужна справка для расчета больничного и как правильно ее оформить?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Несмотря на наличие стандартной унифицированной формы, оформление бланка 182н отдается на откуп составителю. Сведения в него можно вносить от руки (шариковой ручкой любого темного цвета, но не карандашом) или заполнять на компьютере, на фирменном бланке (удобно, документ содержит все необходимые реквизиты компании-работодателя) или на обыкновенном листке формата А4.

Как оформлять документ

Проштамповывать справку при помощи печати не обязательно, поскольку с 2021 года юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели освобождены от требования закона удостоверять свою документацию при помощи штемпельных изделий (если только эта норма не прописана во внутренних локальных актах фирмы).

Единственное условие, которое должно соблюдаться неукоснительно: наличие «живых» автографов руководителя предприятия (или лица, уполномоченного действовать от его имени), а также главного бухгалтера (при этом использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо способом, исключено).

Справка обычно делается в одном экземпляре, но при необходимости работодатель может выдать ее заверенные копии в нужном количестве.

Какие документы остались обязательными к выдаче при увольнении

С 2023 года упразднили только справку 182н. Напоминаем, какие документы обязательны:

• бумажная трудовая книжка или сведения по форме СТД-Р;
• выписка из раздела 3 РСВ за квартал, в котором уволился сотрудник;
• подразделы 1.2 и 2 отчета по новой форме ЕФС-1 (с 2023 г.);
• выписка из персонифицированных сведений о физлицах (тоже новый отчет, с 2023 г.);
• расчетный лист.

Это список основных документов, которые выдаются в любом случае и при увольнении по любой причине.

Также сотрудник имеет право запросить в бумажном виде:

• Приказы о приеме на работу, премировании, переводе, увольнении и прочие кадровые приказы, касающиеся бывшего сотрудника;
• Справку о среднем заработке для обращения в Службу занятости населения;
• Справку о доходах 2-НДФЛ;
• И отмененную справку 182н (до получения новых разъяснений по этому поводу).

В чем заключается сущность справки, и для чего она нужна

Она нужна для того, чтобы работодатель мог рассчитать своему сотруднику дополнительные выплаты за тот период времени, на протяжении которого сотрудник был лишен трудоспособности. Однако, чтобы подтвердить свою нетрудоспособность, необходимо предоставить больничный лист и все предшествующие ему справки, подтверждающие диагноз.

Справку можно заполнять самостоятельно — или ручкой с синими/черными чернилами, или в электронном виде. Здесь человек имеет право выбирать тот вариант, который наиболее удобен, в зависимости от индивидуальных предпочтений. Необходимую информацию можно брать из данных бухгалтерского учета работодателя и его отчетности.

Необходима ли на справке печать? Нет. Она ставится только при ее фактическом наличии, если же ее нет, придется приложить заверенные копии определенных документов, с их списком вы можете ознакомиться ниже:

• Документ, который подтверждает полномочия и права того, кто подписывает справку.
• Доверенность на право подписания справки (обязательно подтвержденная у нотариуса).
• Документ, удостоверяющий личность.
• Свидетельство о государственной регистрации физического лица.

Заверение необходимо для того, чтобы подтвердить легальность и законность документа, по которому в дальнейшем будут выплачены денежные средства.

Пособия такого рода рассчитываются в Фонде социального страхования. Чтобы там могли его правильно и своевременно рассчитать, необходимо все данные передать в фонд. Сделать это можно онлайн – в специальной форме электронного реестра или реестра бумажных документов.

Абсолютно все сведения содержат информацию о среднем размере заработка за расчетный период, если в этот период человек числился штатным сотрудником в организации, ему будет нужно предоставить в ФСС лишь справку 182н. Часто бухгалтеры заполняют ее, допуская ошибки, поэтому самим сотрудникам предоставили возможность самостоятельно заполнять свои документы.

Где и как получить справку

Справку должны предоставлять при увольнении с работы по письменному заявлению каждому сотруднику без исключений! Срок выдачи справки, по закону, не должен превышать трех рабочих дней со дня написания заявления.

Если по каким-либо соображениям работодатель не хочет предоставлять справку – он нарушает законодательство Российской Федерации. Это повлечет за собой наложение штрафа в размере 50 тысяч рублей, а справку все равно придется отдать, потому что это будет условием инспекторов Роструда.

Обратите внимание! Случаются и форс-мажорные ситуации, например, когда ответственное лицо не находится на рабочем месте, а пребывает в командировке или на больничном – тогда справку должен предоставить тот человек, который заменяет ответственное лицо. Оно должно иметь доверенность на совершение действий подобного характера.

Совмещаем работу и декрет

Некоторые мамочки не планируют подолгу засиживаться в декретных отпусках и выходят на неполный рабочий день. Предположим, работница в 2020 и 2022 гг. находилась в отпуске по уходу за малышом до 3 лет, но работала на неполной ставке. Тогда в справке 182н, если сотрудник был в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет в 2022, но продолжал работать, отражаем информацию:

• в разделе № 3 отражаем сумму начисленной заработной платы, которую сотрудница получила, работая неполный день;
• в разделе № 4 указываем отпуск по уходу, причем отражаем весь период, без каких-либо перерывов. Дни работы в таком случае не изменяют длительность отпуска по уходу за детьми.

Дополнительно следует заполнить разделы № 3 и № 4 по 2018 и 2019 периодам либо более ранним периодам, чтобы сохранить права для переноса лет на более ранние сроки.

Справка для оплаты больничного листа 182н

Справка с предыдущего места работы помогает не только самому гражданину, но и новому работодателю правильно оформить документы, произвести расчёт. Показатель оказывает влияние на компенсацию за временную потерю трудоспособности. Выдача бумаг относится к обязанностям работодателя.

Выписка по почтовому адресу из личного дела – допустимый вариант при отсутствии других способов получения документов. Остаётся дождаться, пока бумага дойдёт до адресата.

Если сам сотрудник не может получить справку у предыдущего места работы – у руководителя есть право обратиться к сотрудникам ПФР. Там оформляют и выдают сведения относительно суммы доходов, полученных за конкретный расчетный период.

Как заполнить форму 182н: инструкция, образец

Справка 182н состоит из 4-х разделов.

1. Данные о страхователе. Здесь указываются все сведения об организации или индивидуальном предпринимателе. Наименование, адрес, ИНН, ОГРН, КПП, регномер страхователя в системе ФСС.
2. Данные о застрахованном лице. Раздел содержит информацию о работнике и периоде его трудоустройства в организации. Обязательны для указания паспортные данные, место жительства гражданина.
3. Сумма зарплаты и иных вознаграждений. Указываем зарплату, премии, компенсации и прочие выплаты, с которых начислялись взносы в ФСС.
4. Количество дней, в течение которых сотрудник не работал. Раздел предназначен для указания периодов, в течение которых работник не работал, а находился на больничном, в отпуске по уходу за ребенком и т. д.

Фиксируем факт выдачи справки

Все случаи выдачи справок должны фиксироваться в журнале регистрации справок, выданных работникам. Его форма на законодательном уровне не утверждена, поэтому должна быть разработана и утверждена непосредственно в учреждении. Набор реквизитов в ней отражается примерно следующий:

• дата выдачи справки;

• описание сведений, указанных в справке (справка о заработной плате, справка о стаже работы и т. п.);

• наименование органа, в который будет представлена справка;

• Ф. И. О. и подпись работника, получившего справку.

Стоит отметить, что за справками могут обращаться как сотрудники, работающие в учреждении в данный момент, так и бывшие сотрудники. Правила и сроки предоставления справок для тех и других одинаковы.

* * *

Одной из обязанностей работников кадровой службы является выдача сотрудникам по их заявлениям всевозможных справок. Поскольку причины, побудившие сотрудника обратиться к работодателю с данным требованием, бывают самыми разными, целесообразно рекомендовать сотрудникам указывать в заявлении с просьбой о выдаче справки, какие именно сведения им нужны (для упрощения работы и предупреждения возникновения вопросов целесообразно подготовить образцы типовых заявлений на выдачу справок).

Отметим, что с выдачей справок затягивать не стоит. Трудовым законодательством предусмотрено два срока предоставления справок:

• в день увольнения;

• либо не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления работником.

Порядок выдачи и оформления справки 182н

В действующем регламенте предписано, в каком порядке должна выдаваться справка. Данное предписание необходимо работодателю выполнять строго, это его обязанности.

Документ должен быть выдан уволившемуся застрахованному работнику в срок не более трех дней с момента увольнения.

Но это крайний срок, по регламенту справка должна выдаваться на руки с трудовой книжкой в день увольнения. Она подписывается руководителем и заверяется круглой печатью компании, откуда увольняется работник, а факт выдачи занесен в бухгалтерский журнал учета данной организации.

Если по непредвиденным обстоятельствам застрахованное лицо не может подать заявление лично, то он может сделать это через доверенное лицо или отправить по почте. Доверенному лицу (законному представителю работника) нужно предоставить документы, которые удостоверяют его полномочия и личность.

Если работодатель не может лично вручить документ работнику в день увольнения, то он должен отправить работнику на его домашний адрес уведомление, чтобы он явился за справкой лично либо дал согласие на почтовую отправку.

Что делать если справки нет

Если справку от бывшего работодателя новый сотрудник взять не может, то данные можно узнать в ПФР. Лучше это сделать сразу, как работник поступил на работу, так как в случае больничного начислить пособие нужно будет в 10-тидневный срок и ждать данных из ПФР будет некогда. Для начала от работника необходимо получить заявление. Заполняется по форме, утв. Приказом от 24.01.2011 №21н. Если новый сотрудник в последнее время работал у разных работодателей, то заявление ему необходимо написать по каждому из них.

После этого, новый работодатель направляет в ПФР запрос, причем по каждому из работодателей запрос будет отдельным. Форма для запроса также утв. Приказом от 24.01.2011 №21н. В форме заполняют данные работника, включая его ФИО, паспорт и СНИЛС. Помимо этого указывают компанию, по которой требуется получить данные.

Важно! Подать запрос от работодателя нужно в то отделение ПФР, в котором состоит на учете организация, а не в то, где был зарегистрирован бывший работодатель нового сотрудника.

Срок по подаче запроса ограничен. Его нужно подать в двухдневный срок (рабочие дни) после подачи заявления сотрудником. ПФР имеют право отказать в предоставлении данных, если в запросе будет указана дата, с которой прошло уже более двух рабочих дней. Подать запрос можно по почте, либо в электронном виде. Прикладывать к запросу заявление не обязательно, достаточно указать его реквизиты в справке, но приложить его будет нелишним.

Ответ на запрос ПФР предоставят в срок до 10 рабочих дней. Исключение составляют только такие ситуации, когда сведения в первом за прошлый год запрашиваются в первом квартале текущего года. В этом случае ПФР обязаны предоставить данные до 1 апреля.

Нормативное регулирование

Приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 30 апреля 2013 г. N 182н (с внесенными правками от 9 января 2021 г.) Документом определяется необходимость разработанной формы, порядок и основные правила заполнения.

Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – регулирование трудовых отношений, определение понятий среднего заработка, форм оплаты труда, неполной занятости и прочего

Налоговый кодекс РФ

Закон «О бухгалтерском учете» — регулирование отражения бухгалтерских операций, связанных с выплатой и расчетом пособий и прочего

Прочие постановления, локальные нормативные акты компаний

Основные ошибки при заполнении

Помимо ошибок, связанных с указанием общих данных по организации и работнику, распространены ошибки в расчетах, указании периодов работы и сумм заработка.

Зачастую бухгалтерия ошибается:

1. Не учитывает заработок работницы, которая во время ухода за ребенком работает также в компании неполный рабочий день. Также зачастую такой период не указывается в разделе 4.
2. Неверно рассчитывается сумма заработка. В справку входит только зарплата, на которую начисляются страховые взносы.
3. Ежегодно пересматривается лимит заработка, на которые начисляются взносы страхования. Сверх этого лимита доход в справке не должен отражаться.
4. Неверное отражение периодов работы.
5. Ошибки, связанные с составлением справки работника, который был трудоустроен или переведен на неполный рабочий день. Этот заработок также считается.
6. Поставлена печать на бумаге, но она перекрывает подпись или информацию. Из-за этого сведения становятся не читаемыми.

После получения справки 182н проверьте правильность составления, учтите перечисленные ошибки.

Бланк справки 182н можно скачать бесплатно в сети интернет. Чтобы Вы не тратили время на поиски – мы добавили образец к нам на сайт. Это официальный бланк, который Вы можете скачать бесплатно.

Отметим, что форма справки закреплена приказом Минтруда и соцзащиты с 2013 г. С этого времени в нормативный документ вводились изменения только один раз – в январе 2021 г. Изменения не коснулись самой структуры формы 182н. В целом, в справке разграничены периоды до 31 декабря 2021 г. и с 1 января 2021 г. Это связано с тем, что страхование передали в ведомство ФНС. Также были исправлены некоторые сноски по самому документу.

182н как справка понадобится любому гражданину, который меняет место работы. В случае потери трудоспособности (выхода в декрет и прочего) именно по этой справке бухгалтерия на новом месте произведет больничные начисления.

Статья закончилась – вопросы остались? Задайте их нашему юристу в бесплатном чате.

Как посчитать, если бумаги нет?

Важно знать, как производится расчет периода временной утраты работоспособности, если нет формы 182н. Для руководителя предприятия эта информация позволит проконтролировать правильность определения величины пособия ответственным сотрудником

Работнику, понимание алгоритма расчета больничного, даст возможность проверить, в полном ли объеме ему была начислена причитающаяся сумма.

Как рассчитать больничный, если нет справки с предыдущего места работы, зависит от сложившейся ситуации:

стаж сотрудника не прерывался. За последние два года до ухода на больничный подчиненный получал доход, с которого уплачивались страховые взносы. Тогда следует попросить его взять у бывшего работодателя справку по форме 182н. Если это не представляется возможным, тогда руководитель предприятия должен по заявлению подчиненного подать запрос на получение необходимых данных в ПФР;

Порядок и особенности расчета пособия по болезни приведены в седьмой статье Федерального закона России №255. Тут отмечена зависимость выплаты, от страхового стажа сотрудника.

Согласно данному положению законодательного акта, если подчиненный отработал 5-8 лет, тогда ему положена выплата по болезни в размере 80% от среднего дохода. Если стаж составляет менее 5 лет, тогда начисляется 60% от заработка. Пособие в полном размере средней зарплаты выдается подчиненным, которые вели трудовую деятельность более 8 лет.

Если нет возможности взять справку?

В некоторых ситуациях у вас может не быть возможности получить справку лично. Рассмотрим частые случаи и пути их решения:

• Вы переехали после увольнения в другой регион. Имеете право отправить письменный запрос заказным письмом на предприятие, с которого были уволены. После его рассмотрения, на ваш адрес должны выслать готовую справку.
• Предприятие было ликвидировано. В случае ликвидации предприятия, все документы передаются в архив. Для получения справки вам необходимо обратиться в районный или городской архив с соответствующим заявлением.
• Вы работаете на нескольких предприятиях и уже отдали оригинал справки. Вы можете предоставить копию документа, заверенного либо нотариусом, либо работодателем, который выдал ее.

Похожие записи:

• Пенсионный фонд 2023 индексация учет стажа
• Какие документы нужны в МФЦ при продаже квартиры в 2023 году
• Кто должен сдавать отчет об отходах субъектов мсп