Оборотная и шахматная ведомости
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оборотная и шахматная ведомости». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Составление ведомости является достаточно трудоемким процессом. Ручной способ составления формы давно не применяется. Помощь в составлении шахматной ведомости оказывают специализированные программы. Удобство использования программ выражается в возможности формирования данных на любую дату и просмотра детализации записи.
Принцип составления документа на предприятии
Форма имеет строгую разбивку по дебету (вертикаль) и кредиту (горизонталь) счетов. В клетке пересечения производится запись суммового показателя. Данные ведомости можно расширить – использовать одновременно с учетом сальдо на начало периода и выводом остатка. Документ называется шахматным балансом и является аналогом главной книги. Порядок заполнения формы:
| Действие | Пояснения |
| Запись суммы осуществляется однократно, на пересечении корреспонденции счетов | При разноске учитывается дебет и кредит счета операции |
| Данные дебета и кредита активно-пассивных счетов указывают отдельно | При ведении записи используется развернутое сальдо по счетам |
| По каждому кредиту и дебету выводится остаток | Суммы кредита и дебета выводятся по вертикали и горизонтали отдельно |
| Итог суммируется | Итог сумм, указанный в нижнем правом углу, по вертикали и горизонтали должен совпасть. |
При внесении показателей ручным способом исполняется порядок, соответствующий правилу составления двойной записи. Определяется счет по дебету, сумма и корреспонденция по кредиту. Разноска по кредиту формируется в безусловном порядке и не требует дополнительного контроля.
Источники формирования данных
Принцип построения данных шахматной ведомости можно увидеть на примере разноски ряда операций. В образце отсутствуют 90 счета, являющихся обязательными для учета результата деятельности. Пример составления ведомости по заданным операциям представлен ниже.
Предприятие при ведении учета оформило операции:
- Приняты на учет комплектующие, поступившие от поставщика: Дт 10 Кт 60 – 20 000 рублей;
- Произведена оплата за поставку комплектующих: Дт 60 Кт 51 – 20 000 рублей;
- Комплектующие переданы в производство: Дт 20 Кт 10 – 20 000 рублей;
- Начислена заработная плата рабочим: Дт 20 Кт 70 – 25 000 рублей;
- Выплачена заработная плата на карту: Дт 70 Кт 51 – 25 000 рублей. Вывод: итоговая сумма по кредиту и дебету совпала, операции проведены верно.
| Кредит | 10 | 20 | 51 | 60 | 70 | Итог |
| Дебет | ||||||
| 10 | 20 000 | 20 000 | ||||
| 20 | 20 000 | 25 000 | 45 000 | |||
| 51 | ||||||
| 60 | 20 000 | 20 000 | ||||
| 70 | 25 000 | 25 000 | ||||
| Итог | 20 000 | 45 000 | 20 000 | 25 000 | 110 000 |
Многие компании для постановки бухгалтерского учета используют комплексные программные продукты 1С. В ней можно выделить следующие формы отображения оборотно-сальдовой ведомости:
Составление таблицы синтетических счетов (код 0250) — классический анализ деятельности по синтетическим счетам расчетным методом. Сальдо на начало периода увеличивается или уменьшается на обороты и показывает сальдо на конец. Основной способ проверки: тройное равенство (по дебету и кредиту начальный и конечный остатки, а также обороты — принцип двойной записи).
Также можно сделать ведомость с разбивкой по субсчетам. Например, 68 счет имеет в своем составе данные по НДФЛ, НДС, налогу на прибыль и другие.
Внимание! Ведомость по коду 0250 часто просят предоставить в налоговую инспекцию по требованию об истребовании документов в случае камеральной проверки.
Оборотно-сальдовая ведомость — удобный механизм качественной и глубокой проверки совершаемых операций. Своевременное принятие управленческих решений после анализа ОСВ дает возможность не только скорректировать данные для составления баланса, но и увеличить прибыль предприятия (например, при выявлении дебиторских задолженностей). Без составления данного документа невозможно составить основные отчеты, которые показывают всю деятельность предприятия. Кроме того, если ведомость правильно читать, можно сделать выводы и внести коррективы в учетную политику или минимизировать затраты, а автоматическое составление ведомости в 1с дает возможность увидеть финансовое состояние предприятия в целом.
Каждый практикующий бухгалтер, который хоть раз в жизни сводил отчетный период, хорошо знаком с документом, имеющим красивое название шахматная ведомость. Что это за документ, для чего он нужен и почему так важен? Разберемся в этой статье.
Шахматная ведомость — это итоговый сводный бухгалтерский документ за определенный период работы. Составлять ее можно по итогам месяца, квартала, года и даже одного дня, если есть такая необходимость и желание бухгалтера. Обязательной шахматка, как ее любовно называют бухгалтеры, не является. Ее никуда не нужно сдавать как отчетную форму, и даже не нужно показывать проверяющим, ведь она не относится ни к журналам-ордерам, ни к первичным документам. Однако недооценить роль этого документа в работе бухгалтера сложно. Так что же такого особенного скрывает в себе этот учетный регистр?
Порядок составления шахматной таблицы и оборотно-сальдовой ведомости
Оборотными ведомостями называют специальные таблицы, в которых проводятся обобщение и проверка данных всех учетных объектов.
Оборотные ведомости составляются отдельно по синтетическим и аналитическим счетам за каждый отчетный период.
Оборотная ведомость по синтетическим счетам — это таблица, отражающая обороты и остатки по синтетическим счетам, заполняется она на основании данных всех синтетических счетов, ведущихся на предприятии. В ней записываются наименование синтетического счета, его номер (шифр), затем приводятся три пары колонок.
- 1. Начальное сальдо. Первая пара итогов: равенство начального остатка по дебету и кредиту вытекает из равенства итога актива и пассива баланса на начало отчетного периода.
- 2. Обороты (за месяц, квартал, полугодие, девять месяцев, год). Вторая пара итогов: равенство оборотов по дебету и кредиту обусловлено методом двойной … записи операций на счетах в одинаковой сумме.
- 3. Конечное сальдо. Третья пара итогов: равенство конечных остатков по дебету и кредиту вытекает из равенств первой (равенства средств и источников) и второй пары (метода двойной записи) итогов.
Двойственное отражение — это запись хозяйственной операции в дебет одного и в кредит другого счета в одинаковой сумме. При автоматизации учета ошибки исключены. Равенства итогов оборотной ведомости основываются на двойственном отражении хозяйственных операций на счетах.
Ошибки, которые не выявляет оборотная ведомость при записях хозяйственной операции на счетах:
- — правильная корреспонденция счетов с одинаково неверной суммой;
- — неверная корреспонденция счетов с одинаково правильной суммой;
- — не указана корреспонденция счетов по хозяйственной операции.
Равенство итогов оборотной ведомости при таких ошибках не нарушается.
Назначение оборотной ведомости по синтетическим счетам — контрольное: проверка полноты и правильности записей на счетах.
Для проверки правильности записей по аналитическим счетам данные оборотной ведомости по аналитическим счетам сверяют с данными своего синтетического счета — они должны быть равны.
Оборотная ведомость по аналитическим счетам включает показатели натуральные и стоимостные или только стоимостные в зависимости от строения аналитических счетов.
Особенности составления оборотно-сальдовой ведомости:
- — итоги сальдо и оборотов по кредиту и дебету должны совпадать, быть точными и обоснованными как по отчетности в целом, так и по каждому счету и субсчету в отдельности;
- — на начало года сальдо по всем счетам должны соответствовать показателям оборотно-сальдовой ведомости на конец прошлого года;
- — не должно быть образования минусового или кредитового значения на сальдо по активным и имущественным счетам, а также формирования минусового или дебетового значения на сальдо пассивных счетов. На балансовых счетах 90,91 и 99 сальдо должно отсутствовать на начало и конец отчетного года;
- — должно быть подтверждение данных инвентаризации по сальдо на конец отчетного пода по счетам активов и пассивов по имуществу, расчетам, обязательствам, контрагентам и прочее;
- — проверить логичность и соответствие сальдо и оборотов по взаимосвязанным счетам. К примеру, проведите расчет, который подтвердит, что обороты по счету 90.3 «НДС» соответствует обороту по счету 90.1 «Выручка». Это можно определить, умножив показатель счета 90.1 на соответствующую ставку по НДС. В итоге получиться значение равное счету 90.3. Проведите аналогичные подтверждающие расчеты по прочим взаимосвязанным счетам;
- — нельзя проводить зачет в бухгалтерской отчетности между статьями пассивов и активов, убытков и прибылей, за исключением случаев, когда это прописано положении по бухгалтерскому учету. На основании данного правила, сальдо по обязательствам в ведомости должно быть отражено «развернуто», т.е. без суммирования. Другими словами, имеющееся дебетовое сальдо отражается в соответствующей статье актива баланса, а кредитовое — по статье пассива. Отражать свернутую сумму можно в том случае, если организация имеет отложенные налоговые активы и обязательства, которые учитываются при определении налога на прибыль.
Как заполняется шахматная ведомость
Для получения дивидендов или процентов организация может купить ценные бумаги, долю в уставном капитале другой компании, выдать процентный заем и так далее. Все эти примеры — финансовые вложения, бухгалтерский учет которых закреплен в ПБУ 19/02.
Составление ведомости является достаточно трудоемким процессом. Ручной способ составления формы давно не применяется. Помощь в составлении шахматной ведомости оказывают специализированные программы. Удобство использования программ выражается в возможности формирования данных на любую дату и просмотра детализации записи. Организации малого бизнеса могут использовать сокращенный план счетов и отражать все операции всего в нескольких ведомостях. Например, производственным предприятиям для ведения учета можно обойтись 8 ведомостями, которые рекомендует Минфин в gриказе 64н.
При внесении показателей ручным способом исполняется порядок, соответствующий правилу составления двойной записи.
Если обратиться к действующему законодательству, выяснится, что термин «оборотно-сальдовая ведомость» в нормативно-правовых актах не зафиксирован. Это значит, что фактически бумага используется неофициально. На деле документ широко распространен. Использование ведомости косвенно базируется на положениях статьи 10 ФЗ №402.
Само название «шахматная» уже говорит о структуре ведомости. Она сложнее, чем обычная ведомость и ее вид в форме таблицы похож на шахматную доску. В ней используется двойная запись по счетам, то есть в одной клетке одновременно прописывается корреспонденция как дебетового, так и кредитового счетов.
После внесения информации бухгалтер подсчитывает итоги: отдельно — по горизонтали таблицы, отдельно — по вертикали в разрезе бухсчетов. Итоговые значения должны быть равны.
Оборотная и шахматная ведомости
При составлении следует учитывать некоторые правила. Начинать заполнение следует с подготовительного этапа. В первую очередь бухгалтер должен указать полное наименование организации. Затем заполняют табличную часть документа. По горизонтали и по вертикали табличной части документа впишите рабочие счета, которые организация использует для ведения бухучета. Счета следует указывать по возрастанию (01-99). Неиспользуемые бухсчета можно не указывать.
Переходим к регистрации бухгалтерских данных в шахматной ведомости.
Организации малого бизнеса могут использовать сокращенный план счетов и отражать все операции всего в нескольких ведомостях. Например, производственным предприятиям для ведения учета можно обойтись 8 ведомостями, которые рекомендует Минфин в gриказе 64н.
Если предприятие придерживается рекомендаций Минфина, то по горизонтали в сводной форме №В‑9 указываются ведомости по порядковому номеру, по вертикали – номера счетов. Общие итоги: суммы значений по столбцам и строкам – должны быть равны.
Оборотными ведомостями называют специальные таблицы, в которых проводятся обобщение и проверка данных всех учетных объектов.
Оборотные ведомости составляются отдельно по синтетическим и аналитическим счетам за каждый отчетный период.
Оборотная ведомость по синтетическим счетам – это таблица, отражающая обороты и остатки по синтетическим счетам, заполняется она на основании данных всех синтетических счетов, ведущихся на предприятии. В ней записываются наименование синтетического счета, его номер (шифр), затем приводятся три пары колонок.
- Начальное сальдо. Первая пара итогов: равенство начального остатка по дебету и кредиту вытекает из равенства итога актива и пассива баланса на начало отчетного периода.
- Обороты (за месяц, квартал, полугодие, девять месяцев, год). Вторая пара итогов: равенство оборотов по дебету и кредиту обусловлено методом двойной записи операций на счетах в одинаковой сумме.
- Конечное сальдо. Третья пара итогов: равенство конечных остатков по дебету и кредиту вытекает из равенств первой (равенства средств и источников) и второй пары (метода двойной записи) итогов.
Двойственное отражение – это запись хозяйственной операции в дебет одного и в кредит другого счета в одинаковой сумме. При автоматизации учета ошибки исключены. Равенства итогов оборотной ведомости основываются на двойственном отражении хозяйственных операций на счетах.
Ошибки, которые не выявляет оборотная ведомость при записях хозяйственной операции на счетах:
- правильная корреспонденция счетов с одинаково неверной суммой;
- неверная корреспонденция счетов с одинаково правильной суммой;
- не указана корреспонденция счетов по хозяйственной операции.
Равенство итогов оборотной ведомости при таких ошибках не нарушается.
Назначение оборотной ведомости по синтетическим счетам – контрольное: проверка полноты и правильности записей на счетах.
Рассмотрим заполнение формы №В-9 на примере операций по поступлению материалов и оплате задолженности поставщикам.
Пример
В ООО «Альта» в апреле от поставщика ООО «Калина» поступило 40 т цемента по цене 5 руб./кг; от ООО «Омега» – 1000 л акриловой грунтовки по цене 79 руб./л.
Вся поступившая грунтовка 1000 л по 79 руб./л, а также цемент (включая складские запасы) 44,2 т по 5 руб./кг, переданы в производство.
С поставщиками произведены расчеты за апрельские поставки.
Записи в форме №В-7 «Ведомость учета расчетов с поставщиками» – отражена задолженность в корреспонденции с дебетом счета 10:
| ООО «Калина» | 200 000 руб. |
| ООО «Омега» | 79 000 руб. |
| Итого | 279 000 руб. |
После того, как документ будет заполнен, проверен и подписан, он, в составе годового бухгалтерского баланса, передается специалистам налоговой службы. При этом желательно одну копию оставлять на предприятии, сдав в архив предприятия, где он и будет храниться, как любые другие отчетные бухгалтерские документы, в течение следующих пяти лет.
В процессе ведения бухгалтерского учета возникает необходимость обобщения данных и группировка их в разрезе счетов учета. Одной из основных выходных форм является ведомость, формирующая данные в шахматном порядке.
Информация используется для контроля верности разноски. Форма предваряет переход к следующему этапу учета – составлению отчетности. Расскажем в статье, как заполняется шахматная оборотная ведомость, как выглядит бланк.
Шахматная ведомость содержит итоговые данные корреспонденции счетов по однородным операциям.Ведомость составляется в табличной форме.
Многие компании для постановки бухгалтерского учета используют комплексные программные продукты 1С. В ней можно выделить следующие формы отображения оборотно-сальдовой ведомости:
Составление таблицы синтетических счетов (код 0250) классический анализ деятельности по синтетическим счетам расчетным методом. Сальдо на начало периода увеличивается или уменьшается на обороты и показывает сальдо на конец. Основной способ проверки: тройное равенство (по дебету и кредиту начальный и конечный остатки, а также обороты принцип двойной записи).
Также можно сделать ведомость с разбивкой по субсчетам. Например, 68 счет имеет в своем составе данные по НДФЛ, НДС, налогу на прибыль и другие.
Внимание! Ведомость по коду 0250 часто просят предоставить в налоговую инспекцию по требованию об истребовании документов в случае камеральной проверки.
Пример составления ведомости
В данном случае приводится простейший пример заполнения шахматной ведомости, который вполне подойдет для взятия на вооружение малому предприятию с небольшими оборотами. Форма документа здесь проста и понятна, и изучив ее в качестве основы, в дальнейшем можно научиться вручную составлять более сложные шахматные ведомости.
- Вначале документа заполняется «шапка»: вписывается полное наименование предприятия, а также период, за который составляется документ.
- Далее, необходимо обратить внимание на способ внесения сведений в таблицу ведомости. Формирование данных происходит в двух направлениях:
- обороты по кредиту
вносятся в горизонтальные строки,
по дебету
– в вертикальные столбцы. - обороты по кредиту
- В последней строке документа «Итог», в самом низу таблицы, подсчитываются все внесенные в каждый столбик суммы и указывается итоговый результат по каждому столбику в отдельности по кредитовым счетам. Аналогичным образом подсчитывается во всех строках и вписывается результат по дебетовым счетам, но только уже данные заносятся в последний вертикальный столбик.
Сумма, которая проводится по обоим этим счетам и ставится на пересечении соответствующей строки и столбика.
После составления шахматной ведомости
После того, как документ будет заполнен, проверен и подписан, он, в составе годового бухгалтерского баланса, передается специалистам налоговой службы. При этом желательно одну копию оставлять на предприятии, сдав в архив предприятия, где он и будет храниться, как любые другие отчетные бухгалтерские документы, в течение следующих пяти лет.
Оборотная и шахматная ведомости
оборотная ведомость является способом обобщения показателей счетов, она регистрирует обороты и остатки по всем работающим счетам.
2 вида оборотных ведомостей
: по синтетическим счетам, по счетам аналитического учета.
Синтетический учет
— обобщенный, ведется в целом по расходам и приходам по данному счету.
Аналитический учет
— ведется в рамках счета по каждому из объектов (каждому зданию, работнику и т. д.).
сумма всех значений по аналитическим счетам должна быть равна общей сумме по указанному счету. Такое сложение имеет контрольный (проверочный) смысл.
Источники формирования данных
Принцип построения данных шахматной ведомости можно увидеть на примере разноски ряда операций. В образце отсутствуют 90 счета, являющихся обязательными для учета результата деятельности. Пример составления ведомости по заданным операциям представлен ниже.
Предприятие при ведении учета оформило операции:
- Приняты на учет комплектующие, поступившие от поставщика: Дт 10 Кт 60 – 20 000 рублей;
- Произведена оплата за поставку комплектующих: Дт 60 Кт 51 – 20 000 рублей;
- Комплектующие переданы в производство: Дт 20 Кт 10 – 20 000 рублей;
- Начислена заработная плата рабочим: Дт 20 Кт 70 – 25 000 рублей;
- Выплачена заработная плата на карту: Дт 70 Кт 51 – 25 000 рублей. Вывод: итоговая сумма по кредиту и дебету совпала, операции проведены верно.
| Кредит | 10 | 20 | 51 | 60 | 70 | Итог |
| Дебет | ||||||
| 10 | 20 000 | 20 000 | ||||
| 20 | 20 000 | 25 000 | 45 000 | |||
| 51 | ||||||
| 60 | 20 000 | 20 000 | ||||
| 70 | 25 000 | 25 000 | ||||
| Итог | 20 000 | 45 000 | 20 000 | 25 000 | 110 000 |
Пример составления ведомости
В данном случае приводится простейший пример заполнения шахматной ведомости, который вполне подойдет для взятия на вооружение малому предприятию с небольшими оборотами. Форма документа здесь проста и понятна, и изучив ее в качестве основы, в дальнейшем можно научиться вручную составлять более сложные шахматные ведомости.
- Вначале документа заполняется «шапка»: вписывается полное наименование предприятия, а также период, за который составляется документ.
- Далее, необходимо обратить внимание на способ внесения сведений в таблицу ведомости. Формирование данных происходит в двух направлениях:
- обороты по кредиту вносятся в горизонтальные строки,
- по дебету – в вертикальные столбцы.
Сумма, которая проводится по обоим этим счетам и ставится на пересечении соответствующей строки и столбика.
- В последней строке документа «Итог», в самом низу таблицы, подсчитываются все внесенные в каждый столбик суммы и указывается итоговый результат по каждому столбику в отдельности по кредитовым счетам. Аналогичным образом подсчитывается во всех строках и вписывается результат по дебетовым счетам, но только уже данные заносятся в последний вертикальный столбик.
При составлении следует учитывать некоторые правила. Начинать заполнение следует с подготовительного этапа. В первую очередь бухгалтер должен указать полное наименование организации. Затем заполняют табличную часть документа. По горизонтали и по вертикали табличной части документа впишите рабочие счета, которые организация использует для ведения бухучета. Счета следует указывать по возрастанию (01-99). Неиспользуемые бухсчета можно не указывать.
Переходим к регистрации бухгалтерских данных в шахматной ведомости.
В документ вносятся совокупные обороты в разрезе бухгалтерских счетов. Новые записи осуществляются одновременно по дебету и по кредиту по методу двойной записи с учетом счетов, указанных по вертикали и горизонтали таблицы, как показано на картинке.
Например, отразим в учетном регистре следующие проводки:
|
Операция |
Дебет |
Кредит |
Сумма, рублей |
|---|---|---|---|
|
Материальные запасы отпущены в производство |
20 |
10 |
300 000,00 |
|
Наличные поступили в кассу учреждения с расчетного счета |
50 |
51 |
34 000,00 |
|
Произведена оплата поставщику |
60 |
51 |
279 000,00 |
|
Начислена заплата основного персонала |
20 |
70 |
57 000,00 |
|
Выдан аванс работникам из кассы |
70 |
50 |
28 000,00 |
|
Материалы получены от поставщика |
10 |
60 |
279 000,00 |
|
Начислены налоги на заработную плату |
70 |
68 |
7410,00 |
Организации малого бизнеса могут использовать сокращенный план счетов и отражать все операции всего в нескольких ведомостях. Например, производственным предприятиям для ведения учета можно обойтись 8 ведомостями, которые рекомендует Минфин в gриказе 64н.
Если предприятие придерживается рекомендаций Минфина, то по горизонтали в сводной форме №В‑9 указываются ведомости по порядковому номеру, по вертикали – номера счетов. Общие итоги: суммы значений по столбцам и строкам – должны быть равны.
Правила оформления ведомости
Само название «шахматная» уже говорит о структуре ведомости. Она сложнее, чем обычная ведомость и ее вид в форме таблицы похож на шахматную доску. В ней используется двойная запись по счетам, то есть в одной клетке одновременно прописывается корреспонденция как дебетового, так и кредитового счетов.
Важный нюанс: количество строк и столбиков в каждом конкретном случае индивидуально и находится в прямой зависимости от того, какое количество бухгалтерских счетов используется на предприятии, соответственно, чем их больше, тем более трудоемким будет процесс по формированию шахматной ведомости.
Сведения в документ вносятся на основании журнала операций, в котором регистрируются все бухгалтерские проводки.
Шахматная ведомость может составляться как в одном, так и в нескольких экземплярах, в зависимости от потребности предприятия. Если копий несколько, то каждая из них должна быть заверена подписью сотрудника, который ее заполнил, а затем передана на проверку главному бухгалтеру. На сегодняшний день редко используется ручной метод составления документа, все автоматизировано и легко делается при помощи компьютерных программ. Тем не менее, любому бухгалтеру знать принципы составления шахматной ведомости просто необходимо.