Как сделать запрос в архив о родственниках
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как сделать запрос в архив о родственниках». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Многие люди, желая получить информацию о своих родственниках, обращаются в архивы. В процессе поиска данных возникают сложности, связанные с большим количеством документов и долгим ожиданием ответа. Чтобы ускорить процедуру, необходимы новые механизмы для запроса информации.
Как сделать запрос в архив о родственниках семьи
После разъяснения базовой концепции подхода к общению с архивистами перейдем к сути темы публикации на генеалогическом сайте Livemem. Как сделать запрос в архив о родственниках так, чтобы его не проигнорировали и исполнили в кратчайшие сроки? Сначала определите, в какой городской архив или орган ЗАГС необходимо обратиться со своим заявлением о поиске предка. Выбор учреждения для отправки запроса о родственниках зависит от вида задачи (восстановление свидетельств или получение сведений) и даты события (рождение, бракосочетание или смерть). По нормативам, если с момента создания документа не прошло сто лет, то он должен храниться у территориальных органов ЗАГС. Но из практики деятельности нашего бюро фамильных исследований известно, что более «молодые» записи актов гражданского состояния встречаются и в хранилищах региональных архивов. То есть, когда интересуют семейные документы советского происхождения, то направлять запрос о родственниках следует отделу ЗАГС по месту события, а если они уже переданы в фонды федеральных архивов, то Вам об этом сообщат в ответном письме. Государственными службами ведется разработка централизованной электронной базы данных с соответствующей информацией о гражданах, поэтому, не исключено, что скоро появится возможность посылать запросы о предках в местные организации.
Куда обратиться за архивной справкой
Если вы хотите получить архивную справку о своих родственниках, то необходимо обратиться в архив на месте, где находилось их проживание.
Для того чтобы найти нужный архив, рекомендуется воспользоваться поисковиком на сайте Федерального архива России. Нужно ввести название населенного пункта и выбрать нужный архив из списка.
После этого необходимо ознакомиться с информацией на сайте конкретного архива о правилах получения справок и необходимых документах для этой процедуры.
Обычно для получения архивной справки необходимо предоставить заявление, копию паспорта и информацию о родственнике, о котором вы хотите получить справку. В случае если родственник уже умер, необходимо предоставить данные о дате смерти и месте захоронения.
После предоставления всех необходимых документов, нужно дождаться окончания процедуры изготовления справки.
Какие бывают архивы и какие документы в них хранятся
Важные этапы и события нашей жизни так или иначе фиксируются и документируются государственными органами. Еще несколько лет назад данные хранились исключительно на бумажных носителях, сейчас важные для государства события жизни граждан (рождение, брак, развод, смерть, всякие регистрации собственности и т.п.) вносятся в электронные базы данных. Документы, созданные в организациях и ведомствах, когда выходит срок хранения, уничтожаются или передаются в архивы города или региона. Весь объем архивных документов, независимо от времени создания, места хранения и других параметров, образуют собой Архивный фонд Российской Федерации.
Архивный фонд состоит из двух частей: государственной и негосударственной. Государственная — это документы, хранящиеся в архивах госучреждений разных уровней (федерального, регионального или муниципального).
Негосударственную часть Архивного фонда составляют архивы негосударственных структур: общественных объединений, религиозных организаций, акционерных и частных предприятий, а также частных лиц, если документы эти представляют собой значительную ценность. Негосударственная часть АФ может контролироваться государством при согласии собственников документов.
Где искать нужные документы о родственнике?
Полный объем информации о людях и событиях прошлых лет, в независимости от временных рамок и места хранения, образует Архивный фонд Российской Федерации. Архивы бывают государственные и ведомственные.
Госархивы, в свою очередь, подразделяются на архивные хранилища федерального значения и архивы субъектов федерации. К ним относятся архивы муниципальные, районные и областные. К разряду ведомственных архивов относятся отраслевые архивы и архивы структур и организаций.
Следует определиться, в каком из этих архивов могут храниться документы об интересующем вас человеке. Лучше исходить не из догадок, а из наличия документов, которые имеются у вас на руках.
Когда имеется свидетельство о рождении одного из родственников, то там будет указано время и место события. Если не совсем уверены в новом делении по районам и областям, то такую информацию можно найти в интернете. Там есть сведения, к какой губернии или волости относилась та или иная деревня или провинциальный городок.
Выяснив все нюансы, можно отсылать такой запрос в Государственный архив нужной вам области, где проживал ваш родственник. Сегодня сделать такой запрос можно и по электронной почте, но к бумажным письмам все же до сих пор относятся более внимательно.
Зато на сайте архива вы можете найти его точное название и точный адрес. На всякий случай, лучше записать еще и телефон, и адрес электронной почты.
О судьбе погибшего в Великой отечественной войне больше знают в архивах военкоматов. Военкомат следует разыскать по месту призыва. Сведения также могут быть в Центральном архиве Министерства обороны (ЦАМО).
Часть нужных сведений можно подчерпнуть из архива РГАСПИ, если ваш родственник состоял в партии.
Большую помощь могут оказать архивы крупных градообразующих предприятий.
Как сделать запрос в поисках своих корней? Часть I. Органы ЗАГС.
Главная Изучаем генеалогическое древо Моя родословная Как сделать запрос в поисках своих корней? Часть I. Органы ЗАГС.
После того как все ваши родственники опрошены (как опрашивать близких, читайте здесь), собраны информация, фотографии и документы, у вас появится понимание каких данных о родственниках/предках вам не хватает, и возникнет вопрос: что делать дальше? где искать? Ответ: в органах ЗАГС и архивах.
Органы записи актов гражданского состояния — это государственные учреждения, они работают на территории каждого региона нашей страны (при Правительстве каждого субъекта есть управление или комитет по делам ЗАГС), а территориальные подразделения есть почти в каждом муниципальном образовании при администрации.
Общение в органы ЗАГС – это регламентированная процедура, т.е. существует установленный порядок, избежать который невозможно! Но благодаря Интернету обратиться в ЗАГС можно не только непосредственно на месте, но и направив электронный запрос. Большинство функций ЗАГСов сейчас доступно также через портал «Госуслуги».
Сюда нужно обращаться, чтобы найти важную генеалогическую информацию (данные о рождении/браке/смерти) после 1917 года. Итак.
*Для начала вам необходимо определить куда обращаться территориально, поскольку запрос нужно направлять по месту рождения, вступления в брак, смерти родственника/предка. Осложняется процесс тем, что наше государство – государство постоянных перемен, переименований, изменений административного деления. Если вы знаете название села или города, где родилась ваша бабушка, то нужно определить к какому муниципальному образованию относится этот населенный пункт сегодня. И обращаться нужно именно в ЗАГС этого муниципального образования или этого субъекта страны.
Например, бабушка родилась [с ее слов] в селе Горхон Читинской области в 1953 году. Смотрим современную карту или ищем в Интернет, в границах какого субъекта сегодня находится с. Горхон. Выясняем, что это республика Бурятия, сельское поселение «Горхонское» входит в состав Заиграевского муниципального района. Значит в поисках бабушкиного свидетельства о рождении обращаемся в Заиграевский районный отдел Управления ЗАГС (671310, пос. Заиграево, ул. Комсомольская, 1 а) или в Управление записи актов гражданского состояния республики Бурятия (670034, Республика Бурятия г. Улан-Удэ, ул. Красноармейская, 20)
*Далее нужно выбрать форму вашего обращения.
Можно обратиться непосредственно придя в ЗАГС, можно направить запрос по почте или по электронной почте, можно воспользоваться порталом «Госуслуги», например, обратиться в Заиграевский районный отдел Управления ЗАГС можно тут.
*В тексте запроса необходимо указать, что вы хотите узнать, какую запись восстановить: о рождении, браке или смерти. Также нужно изложить известные вам факты. Если вы не уверены, вы можете указать, что «по семейному приданию предок родился там-то такого-то числа». Часто образцы запросов размещают на сайтах ЗАГСа, например, здесь.
Следуя нашему примеру, в запросе указываем: «Моя бабушка Иванова Марья Ильинична родилась в селе Горхон Читаинской области (современный Заиграевский район республики Бурятия), в 1953 году. Прошу восстановить свидетельство о рождении / предоставить информацию о регистрации акта рождения в системе записи актов гражданского состояния республики Бурятия.»
*Важно отметить, что если ваша бабушка жива здорова, то обращаться она должна лично и писать обращение от своего имени, указав свои паспортные данные.
Можно ли узнать свою родословную?
В России заработал новый генеалогический онлайн-сервис Familio, в котором, как утверждают его создатели, собрано более 10 млн страниц архивной информации, также сервис позволяет пользователям хранить на платформе свой собственный контент.
Как сделать запрос в архив загса?
Обращение в ЗАГС. Для того, чтобы получить документы из архивов ЗАГСа, вам необходимо обратиться в ЗАГС по месту жительства или направить запрос самостоятельно по электронной/обычной почте или оформить запрос через «Госуслуги».
Как запросить документы из архива?
Как запросить копии документов из архива? Запрос можно подать в ближайшем офисе МФЦ, направить в адрес Кадастровой палаты почтой или воспользоваться электронными сервисами Росреестра. По одному запросу выдается только один документ.
С чего начать поиски?
3/9
Начните с себя. Запиши все, что знаете о своем происхождении, найдите семейные архивы и альбомы. Часто полезные сведения можно найти на обратной стороне семейных снимков. После этого о фотографиях можно расспросить своих близких.
Что спросить:
-
Где, когда и кем была сделана фотография?
-
Кто на ней изображен, кем работал этот человек?
-
Где он жил? Куда переезжал?
-
Где учился?
-
Участвовал ли этот человек в войне? В какой? Были ли он награжден?
-
Состоял ли человек в компартии?
-
Преследовали ли органы власти этого человека?
В поисках генеалогического дерева: церковные книги
Составляя генеалогическое дерево можно найти неоценимую информацию о рожденных в Российской Империи непосредственно в церковных книгах. Именно там хранится важнейшая информация о рождении, вступлении в брак и смерти каждого прихожанина.
Многие церковные книги пострадали и были сожжены вместе с церквями во времена революции. Но все же основную часть удалось сохранить, так как коммунисты знали, что это единственные документы с полным перечнем информации о населении многомиллионной страны. Церковные (метрические) книги были переданы в архивы и там сохраняются до сегодняшнего дня.
В настоящее время церковные книги активно оцифровываются и выкладываются на сайт исторической библиотеки. Волонтеры активно пытаются расшифровать и систематизировать данные, но стоит учитывать, что все записи в церковные книги делались священниками, которые не всегда писали выразительно, а время помогло сделать записи еще менее разборчивыми.
Получить прямой доступ к церковным книгам, которым более ста лет, практически нереально, если вы не ученый-историк. Но вы можете изучать, а также присоединиться к волонтерскому движению и помочь с систематизацией книг в процессе изучения уже оцифрованных копий. Присоединившись к волонтерскому движению, вы получите больше доступов и возможностей.
Также вы можете обратиться в областные и городские архивы региона, в котором ищите родственников с официальными запросами. В них необходимо указать ФИО, год рождения (как минимум приблизительный). Заявление следует оформлять по ниже указанному образцу, если иного не указано на сайте учреждения.
Если корни семейного древа уходят за пределы РФ, это не означает прекращение исследования. В каждой стране – свой порядок работы с архивами. Но порой получить ответ на запрос за рубежом проще, чем в России. Организации во многих странах более открыты для исследователей и охотнее предоставляют нужную информацию.
Многие государства бывшего СССР предоставляют информацию по запросам из российских ЗАГСов. Хотя ждать придется долго, предупреждают генеалоги.
Когда вся информация из всех источников получена, ее остается систематизировать и оформить. Профессионалам можно заказать книгу об истории рода или красиво оформленный том с генеалогическим древом и обширными сопроводительными пояснениями. Любители чаще всего обходятся онлайн-сервисами для составления древа, которые позволяют визуализировать все найденные данные.
Что же касается органов ЗАГС, тут ситуация несколько другая. Ответы на запросы о родственниках — непосредственная обязанность работников этих учреждений. Поступающие заявки могут быть совершенно разными. Кто-то разыскивает документы, касающиеся заключения либо расторжения брака между родителями или прочими членами семьи. Другой делает запрос в архив о родственниках для гражданства. Третий занят поисками свидетельства о смерти или о рождении дальнего предка. Четвертый, проживая за рубежом, может отправить запрос в архив о родственниках в России. Изменения в законодательстве происходят достаточно часто, поэтому все нюансы процедуры уточняются непосредственно на момент конкретного обращения.
Подобное учреждение наверняка потребует доказательства ваших родственных отношений с той личностью, информацию о которой вы пытаетесь получить. Скорее всего, исследуя историю собственного рода, вы столкнетесь с тем положением, которое допускает запрашивать данные исключительно об умерших предках. Подобный запрос без дополнительного разрешения доступен лишь детям упомянутого лица. То есть работники архива исходят из предположения, что восстановлением свидетельства и прочих документов заниматься будут люди сами либо при помощи уполномоченных представителей.
О чем следует помнить
Порой возможны случаи неразберихи, когда менялись границы районов согласно административно-территориальному делению. Тот или иной населенный пункт (город, село, деревня) вместе с со своим церковным приходом мог относиться в разные годы к различным губерниям. Соответственно, принадлежность церковных метрических книг уточнять придётся в двух отдельных региональных архивах.
Вполне возможно, что, не обнаружив данных в одном из них, работники хранилища не предупредят гражданина о подобной вероятности. Ответом на запрос станет классическая отписка с формулировкой «не обнаружено». Если у вас имеются хоть небольшие сомнения в тщательности подхода к обработке вашего запроса, попробуйте продублировать его, направив заявление в соседние региональные архивы, куда теоретически могли быть переданы церковные и любые другие документы, содержащие записи обрядов предков. В ряде случаев целесообразно обращение в центральный архив.
Как сделать правильный запрос в архив о предках
Если Вы хотите узнать, как сделать запрос в архив о родственниках или предках, то эта публикация, определенно, для Вас. Запросы населения делятся на три типа: социально-правовые (справки по трудовому стажу и т.д.), тематические (информация биографического характера о человеке) и генеалогические. Для первых двух видов предусмотрены отдельные материалы, а здесь мы подробно рассмотрим вопрос о том, как сделать запрос в архив о предках. Ссылка на бесплатное скачивание образцов нескольких форм находится в конце статьи, но перед отправкой рекомендуем ознакомиться с разъяснениями, чтобы повысить вероятность положительного ответа со сведениями о предках от государственного учреждения. Для тех читателей, кто хочет сэкономить время и нервы, предлагаем заказать генеалогический запрос в архив о родственниках в нашем бюро фамильных исследований. В рамках этой услуги, мы за символическую плату составим грамотный текст и сообщим точные координаты архивов, куда необходимо направить заявление. Далее читайте интересные нюансы взаимоотношений с сотрудниками читальных залов и отделов хранения документов, так как, в большинстве случаев, именно они работают с запросами о родственниках, которые приходят от граждан.
О чем следует помнить
Порой возможны случаи неразберихи, когда менялись границы районов согласно административно-территориальному делению. Тот или иной населенный пункт (город, село, деревня) вместе с со своим церковным приходом мог относиться в разные годы к различным губерниям. Соответственно, принадлежность церковных метрических книг уточнять придётся в двух отдельных региональных архивах.
Вполне возможно, что, не обнаружив данных в одном из них, работники хранилища не предупредят гражданина о подобной вероятности. Ответом на запрос станет классическая отписка с формулировкой «не обнаружено». Если у вас имеются хоть небольшие сомнения в тщательности подхода к обработке вашего запроса, попробуйте продублировать его, направив заявление в соседние региональные архивы, куда теоретически могли быть переданы церковные и любые другие документы, содержащие записи обрядов предков. В ряде случаев целесообразно обращение в центральный архив.
В неформальном общении замечено, что обращения в культурной и вежливой манере вносят дополнительную мотивацию к качественному исполнению запросов. В этом нет ничего удивительного. Порой на сайтах архивов встречаются предупреждения о недопустимости грубых требований и неадекватных формулировок. Удивительно, что кто-то из заявителей может не понимать подобных вещей!
Обращение, как и любой официальный документ, завершается датой и подписью. Если предстоит пересылка по электронной почте, документ должен быть отсканирован. Дубликат запроса составлять не стоит. Судьба повторного обращения — попасть в хвост очереди и лишь добавить хлопот всё тем же сотрудникам. В случае возможного затягивания с ответом можно отправить официальную просьбу уточнить стадию исполнения запроса такого-то от даты такой-то.
На какие сроки следует ориентироваться? Вашу заявку архив может обработать как за несколько дней, так и за несколько месяцев. Бывают случаи, когда ответа приходилось ждать чуть ли не год. В среднем при хорошей работе учреждения и ответственном отношении его работников к собственным обязанностям можно надеяться на получение результатов в течение пары недель.
Итак, базовую концепцию мероприятия мы с вами уяснили. Теперь перейдем к конкретным действиям. Как именно составить запрос, чтобы добиться исполнения его быстро и без препятствий? Прежде всего следует установить, в какой именно из городских архивов или органов ЗАГС следует нести свое заявление на тему поиска. Куда обращаться — в центральный архив или местное его подразделение? Выбирается объект для подобных целей, в зависимости от той задачи, которую вы перед собой ставите. Это может быть получение определенной информации либо восстановление любых документов.
Немаловажен и фактор времени — как давно произошло интересующее событие (смерть, рождение, бракосочетание). Согласно законодательным нормам, документ, созданный менее ста лет назад, обязан находиться на хранении в территориальном органе ЗАГС. На практике зачастую сравнительно «молодые» записи, относящиеся к состояния, также попадают в региональные архивные хранилища.