На какой счет оприходовать лицензию на программное обеспечение
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «На какой счет оприходовать лицензию на программное обеспечение». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» товары, являются частью материально-производственных запасов. На счете 41 в соответствии с инструкцией по применению плана счетов отражаются товарно-материальные ценности, приобретенные в качестве товаров для перепродажи. Этот счет использовать для учета имущественных прав нельзя, т.к. материально-вещественная форма у прав отсутствует.
Рассматриваем возможность отражения приобретения и передачи неисключительных прав по лицензионному договору на счете 41 «Товары»
Рассматриваем положения НК РФ. Согласно статье 38 НК РФ под имуществом понимаются виды объектов гражданских прав, относящихся к имуществу в соответствии с ГК РФ. С 01.01.2008 г. в Гражданский Кодекс была введена в действие часть четвертая ГК РФ, которая касается прав на результаты интеллектуальной деятельности. В статье 1227 ГК РФ сделан упор на то, что интеллектуальные права не зависят от права собственности и иных вещных прав на материальный носитель (вещь), которое содержит результат этой интеллектуальной деятельности. Лицензионный договор регулируется статьей 1235 ГК РФ и подразумевает под собой передачу права использования результата интеллектуальной деятельности. Таким образом, результат интеллектуальной деятельности — это услуга.
Кроме этого, рассматривая положения НК РФ, а именно статью 148 НК РФ, можно сделать вывод о том, что передача лицензий относится именно к услугам. Ведь статья 148 НК РФ касается места реализации услуг в целях исчисления НДС. Также с 01.01.2008 г. в перечень операций, не подлежащих налогообложению НДС, был включен подпункт 26 пункта 1 статьи 149 НК РФ, касающийся реализации права на программы базы данных на основании лицензионного договора. Обратите внимание! Обычная купля-продажа товаров будет облагаться НДС.
В свое время по этой теме было выпущено несколько писем Минфина, которые подтверждают нашу точку зрения. Письмо Минфина РФ от 21 февраля 2008 г. № 03-07-08/36, Письмо Минфина РФ от 05.03.2008 N 03-07-08/55, Письмо Минфина РФ от 01.04.2008 № 03-07-15/44.
Таким образом, с нашей точки зрения отражать покупку права по лицензионному договору на 41 счете нельзя.
Бухгалтерский учет программного обеспечения, как и учет прочего имущества и обязательств предприятия, основан на документальном оформлении. Основным документом, подтверждающим величину расходов на приобретение лицензионной программы, является лицензионный договор. В соответствии с ним лицензиар или обладатель прав на программное обеспечение должен предоставить предприятию, которое в этом случае выступает лицензиатом, право на использование программного обеспечения в соответствии с условиями, указанными в договоре. В этом документе в обязательном порядке следует прописать размер вознаграждения собственнику (стоимость программы) и срок его действия. В случае, когда по каким-либо причинам срок не прописан, то он приравнивается к 5 годам. Лицензионный договор и другие сопроводительные документы могут иметь разную форму, которая зависит от того, каким способом приобреталась программа.
Варианты пакета документов при покупке программы
| Вариант покупки | Документальное оформление |
| Покупка у оптовика | · лицензионный договор;
· акт приема передачи |
| Покупка в розничной сети | · лицензионный договор на коробке программы,
· накладная, · документ об оплате |
| Приобретение по интернету | · лицензионный договор с сайта, через который приобреталось ПО,
· документ об оплате, · электронное письмо в печатном виде, которое указывает на покупку программы |
Перечисленные первичные документы позволяют зафиксировать затраты на покупку программного продукта в бухгалтерии.
Система учета программного обеспечения: исключительные права
Подобное право пользования ПО обычно возникает, если программа разрабатывается по заказу фирмы в соответствии с изложенными требованиями. При этом ПО учитывают в налоговом и бухучете как НМА (нематериальный актив).
Поставить на учет программное обеспечение следует по первоначальной стоимости, включающей в себя затраты, понесенные при покупке продукта. Если стоимость ПО не превышает 100 000 руб., то в налоговом учете актив признается неамортизируемым (п. 1 ст. 256 НК РФ), т. е. программу ценой до 100 000 руб. можно полностью списать на затраты в момент ввода в работу.
Срок полезного использования (СПИ) в налоговом учете определяется по техдокументации к ПО. Если установить его невозможно, фирма вправе сама определить срок службы, который не может быть менее 2-х лет (п. 2 ст. 258 НК РФ).
В бухучете предельная граница стоимости ПО для идентификации его в качестве амортизируемого НМА не установлена, поэтому начислять износ следует по всем НМА с известным СПИ. По активам с неопределяемым СПИ амортизация не исчисляется, но ежегодно предприятия обязаны пересматривать и уточнять срок службы НМА, подтвердив невозможность определения или установив его (п. 27 ПБУ 14/2007).
Учет неисключительных прав на программное обеспечение
Покупка программного продукта по лицензионному соглашению дает приобретателю неисключительные права, подтверждаемые лицензией. В такой ситуации программа не может быть отнесена в состав НМА, поскольку собственностью фирмы не является. Учет затрат по ее приобретению будет осуществляться в расходах будущих периодов (РБП) на счете 97.
В налоговом учете такие затраты на ПО списывают ежемесячно равными долями в течение всего времени использования, т.е. периода действия лицензии. Если СПИ не означен в договоре, п. 4 ст. 1235 ГК РФ считает его заключенным на 5 лет, т. е. затраты компания распределяет исходя из этого периода, устанавливая его самостоятельно. В бухучете списывать затраты по приобретению неисключительных прав на ПО можно, как и в налоговом — равными долями или одномоментно. Обычно компании практикуют ведение БУ и НУ, равномерно распределяя расходы на весь период действия лицензии.
Кроме того, пользователь обязан вести учет лицензий программного обеспечения за балансом, открыв, например, новый счет 012 «НМА, полученные в пользование по лицензионному договору», поскольку неисключительное право на ПО у продавца является объектом НМА. Платежи за обновление программы учитывают в составе производственных текущих затрат.
Как учесть компьютерные программы, антивирусы и справочные системы
Пожалуй, сложно найти организацию, которая не использует в своей работе программное обеспечение. Чтобы автоматизировать бухгалтерский и кадровый учет, компании приобретают специальные лицензионные программы: сервисы для сдачи электронной отчетности, справочно-правовые системы , бухгалтерские программы и т. д. Для безопасной работы пользователей на компьютеры и ноутбуки устанавливаются средства антивирусной защиты. На каких бухгалтерских счетах следует учитывать компьютерные программы, как определить срок их использования и как списать в расходы, рассмотрим в данной статье.
Любая программа для ЭВМ — это результат интеллектуального труда ( ст. 1225 ГК РФ). Программный продукт можно создать собственными силами, а можно приобрести у сторонней организации.
При покупке компьютерной программы организация может приобрести исключительные или неисключительные права на ее использование. Этот момент определяет дальнейший учет программных продуктов.
Чтобы учесть программу в расходах, необходимы следующие документы:
- лицензионный (сублицензионный) договор или договор отчуждения, который подтверждает право покупателя на использование программы;
- акт на передачу прав.
Лицензионный договор заключается между пользователем и правообладателем программного продукта. Также от лица правообладателя может выступать его уполномоченный представитель (например агент).
Чаще всего популярные программные продукты реализуют дилеры и фирмы-франчайзи. В таких случаях программный софт продают на основании сублицензионного договора.
Рассмотрим особенности учета исключительных и неисключительных прав на использование программ.
Особенности бухгалтерского и налогового учета ПО
Появившиеся у организации исключительные права должны быть отнесены к нематериальным активам. ПБУ 14/2007 к таким объектам предъявляет ряд требований:
Вопрос: Как отразить в учете организации приобретение программы для ЭВМ у правообладателя на основании договора об отчуждении исключительного права, если затраты на приобретение составляют менее 100 000 руб.?
Посмотреть ответ
Налоговый учет предъявляет меньше требований к приходуемым объектам НМА (п. 3 ст. 257 НК РФ):
На баланс ПО ставится по первоначальной стоимости, в которую включаются понесенные расходы по приобретению лицензионного продукта. Если стоимость программы не превышает 100 тысяч рублей, то по правилам налогового учета актив может быть признан неамортизируемым. В бухгалтерском учете порог отнесения объектов к амортизируемым находится на отметке 40 тысяч рублей.
При принятом решении начислять амортизацию на приобретенное программное обеспечение срок эксплуатации определяется по технической документации и соотносится со стандартами ст. 258 НК РФ. Это правило закреплено для налогового учета, в бухгалтерском учете амортизацию можно не начислять, если неизвестен срок эксплуатации объекта НМА.
Амортизировать программные продукты, приобретенные на основании неисключительного права, нельзя. П. 3 ст. 257 НК РФ подтверждает эту позицию тем, что такие активы не могут быть признаны составной частью НМА.
ЗАПОМНИТЕ! Объекты, на которые у предприятия имеются неисключительные права пользования, надо списывать в прочие затраты.
При использовании метода начисления расходы, связанные с покупкой программных продуктов, рекомендуется списывать равными частями на протяжении всего периода эксплуатации. При кассовой методике в расходную часть заносятся суммы, которые были оплачены фактически. Для организаций, работающих на УСН, предусмотрено право уменьшения налогооблагаемой базы за счет средств, затраченных на покупку ПО.
Для отображения расходов, связанных с приобретением программного обеспечения, в бухгалтерском учете применяют счет 97. Затраты подлежат равномерному списанию в течение времени, отведенного на использование программы. Методология отнесения стоимости ПО в расходы на всех предприятиях должна быть прописана отдельным пунктом в локальных документах (учетной политике).
Постановка на учет программного обеспечения
1) Программное обеспечение не имеет исключительных прав.
В этом случае расходы на покупку данного продукта признаются расходами по обычным видам деятельности. При этом согласно ПБУ 10\99если расходы на покупку ПО произведены в одном отчетном периоде, но относятся они к следующему налоговому отчетному периоду, отражаются отдельной статью в балансе как расходы будущих периодов на счете 97 «Расходы будущих периодов» и списываются равномерными долями в соответствии со сроком использования продукта.
Приобретение программного обеспечения: бухгалтерский учет
ИА «Гарант»
Организация приобретает программное обеспечение по лицензионному или сублицензионному договору. Согласно договору лицензиар передает лицензиату неисключительные права использования программ, при этом вносится фиксированный разовый платеж. Программа лицензиаром либо передается посредством Интернета, либо устанавливается непосредственно на компьютер. Срок договора — 1 год или 3 года.
Подпадают ли данные операции под действие главы VI «Учет операций, связанных с предоставлением (получением) права использования нематериальных активов» ПБУ 14/2007, а именно:
1. Должен ли лицензиат учитывать платеж за предоставленное на 1 год право использования программ на счете 97.21 как расходы будущих периодов;
2. Должен ли лицензиат учитывать платеж за предоставленное на 3 года право использования программ на счете 97.21 как расходы будущих периодов;
3. Должен ли лицензиат учитывать полученные в пользование на 1 год нематериальные активы на забалансовом счете;
4. Должен ли лицензиат учитывать полученные в пользование на 3 года нематериальные активы на забалансовом счете?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Для отражения операций, связанных с получением неисключительных прав, организации-лицензиату (сублицензиату) в настоящее время следует руководствоваться нормами ПБУ 14/2007 «Учет нематериальных активов».
В этом случае полученное право отражается в составе расходов будущих периодов на одноименном счете 97, а также на забалансовом счете.
Обоснование вывода:
Программы для электронных вычислительных машин (программы для ЭВМ) в соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 1225 ГК РФ относятся к результатам интеллектуальной деятельности и приравненным к ним средствами индивидуализации, которым предоставляется правовая охрана.
Согласно п. 1 ст. 1235 ГК РФ по лицензионному договору одна сторона — обладатель исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или на средство индивидуализации (лицензиар) предоставляет или обязуется предоставить другой стороне (лицензиату) право использования такого результата или такого средства в предусмотренных договором пределах.
В силу положений ст. 1238 ГК РФ при письменном согласии лицензиара лицензиат может по договору предоставить право использования результата интеллектуальной деятельности или средства индивидуализации другому лицу (сублицензионный договор).
По сублицензионному договору сублицензиату также предоставляются права использования результата интеллектуальной деятельности или средства индивидуализации, но только в пределах тех прав и тех способов использования, которые предусмотрены лицензионным договором для лицензиата. При этом к сублицензионному договору применяются правила ГК РФ о лицензионном договоре.
Исходя из п.п. 3, 4 ПБУ 14/2007 «Учет нематериальных активов» (далее — ПБУ 14/2007) программное обеспечение в целях бухгалтерского учета признается нематериальным активом в том случае, если организация имеет исключительные права на такое программное обеспечение. Соответственно, приобретенные по лицензионному (сублицензионному) договору неисключительные права на использование программного обеспечения в балансе организации-лицензиата (сублицензиат) в качестве нематериального актива (на счете 04 «Нематериальные активы») не учитываются.
В этой связи, как мы поняли, у Вашей организации возник вопрос о необходимости применения организацией-лицензиатом (сублицензиатом) положений ПБУ 14/2007, в частности п. 39 ПБУ 14/2007.
Часть 1 ст. 21 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) определяет, что к документам в области регулирования бухгалтерского учета относятся:
1) федеральные стандарты;
2) отраслевые стандарты;
3) рекомендации в области бухгалтерского учета;
4) стандарты экономического субъекта.
До утверждения федеральных и отраслевых стандартов экономические субъекты должны руководствоваться правилами ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности, утвержденными уполномоченными федеральными органами исполнительной власти и ЦБ РФ до дня вступления в силу Закона N 402-ФЗ (ч. 1 ст. 30 Закона N 402-ФЗ).
Поскольку нет федерального и (или) отраслевого стандарта, непосредственно определяющего порядок учета полученных прав организацией-лицензиатом (сублицензиатом), таким организациям на сегодняшний день надлежит руководствоваться нормами действующих ПБУ (смотрите информацию Минфина России N ПЗ-10/2012).
Порядок учета операций, связанных с предоставлением (получением) права использования результата интеллектуальной деятельности или средства индивидуализации, в настоящее время разъясняется в п.п. 38, 39 раздела VI «Учет операций, связанных с предоставлением (получением) права использования нематериальных активов» ПБУ 14/2007.
Так, организация-лицензиат (сублицензиат) должна руководствоваться п. 39 ПБУ 14/2007. При этом исключений, касающихся полученных прав на использование программного обеспечения, п. 39 ПБУ 14/2007 не содержит.
Отражение приобретенной лицензии в бухучете
Отчетность по налогу на прибыль организаций (7) НДС (34) Объект налогообложения по НДС (2) Налоговая база по НДС (0) Счет-фактура (3) Налоговые вычеты по НДС (1) Восстановление к уплате в бюджет сумм НДС, ранее принятых к вычету (0) Возмещение НДС (0) Льготы по НДС (0) Налоговые агенты по НДС (6) Налоговый период и срок уплаты НДС (0) Нулевая ставка НДС (3) Заполнение декларации по НДС (3) Уточнения и пояснения по НДС (1) Книга покупок (1) Книга продаж (1) Упрощенная система налогообложения (18) Единый налог на вмененный доход (6) Единый сельскохозяйственный налог (0) Налог на имущество организаций (4) Земельный налог (2) Транспортный налог (1) Налог на доходы физических лиц (41) Страховые взносы в ФСС (29) Страховые взносы в ПФ РФ и ОМС (39) Патентная система налогообложения (10) Торговый сбор (2) Налога на добычу полезных ископаемых (2) Налоговые санкции (3) Пени.
- путем покупки согласно лицензионному договору;
- согласно законодательству (при реорганизации или взыскании имущества правообладателя);
- если объект НМА создан собственными силами организации.
Покупка лицензии осуществляется на основании лицензионного договора, к которому прилагается акт приема-передачи неисключительных прав. Сторонами соглашения выступают лицензиат (правополучатель) и лицензиар (правообладатель). В договоре приобретения лицензии подписанты фиксируют:
- факт разрешения на пользование НМА;
- срок, в течение которого лицензиат имеет право пользоваться продуктом;
- условия, порядок выплаты, размер вознаграждения (или факт безвозмездности сделки).
Расходы на приобретение лицензий относят к расходам на основную деятельности.
Из статьи Вы узнаете: 1. От чего зависит порядок учета расходов на лицензионное программное обеспечение в налоговом учете. 2. Как отразить в бухгалтерском учете приобретение неисключительного права использовать программное обеспечение. 3. Какая ответственность предусмотрена законодательством РФ за использование нелицензионных программных продуктов.
Проводки в коммерческих структурах
Операции по появлению у учреждения коммерческого типа исключительного права на пользование новой программой должны быть зафиксированы в бухгалтерском учете комплексом корреспонденций:
- Датой приобретения для отражения суммы понесенных расходов формируется проводка между Д08.5 и К60.
- В момент, когда программа установлена и ею можно начинать пользоваться, создается запись на стоимость ПО с Д04 и К08.5.
- Каждый месяц при начислении амортизационных сумм дебетуется счет 20 (или 26, 44) с одновременным кредитованием счета 05.
Если программа была приобретена по стоимости, не превышающей 40 тысяч рублей, то бухгалтер составляет такой набор проводок:
- При покупке ПО расходы учитываются через корреспонденцию Д08.5 – К60.
- Когда программа вводится в эксплуатацию, дебетуется 04 счет и кредитуется счет 08.5.
- Полная стоимость программного обеспечения в налоговом учете сразу переносится в расходы предприятия записью между Д20 (или 23, 26, 25, 44) и К04.
- В бухгалтерском учете будет начисляться амортизация, для этого предназначена корреспонденция Д20 (или 23, 26, 25, 44) – К05.
Если учреждение купило программное обеспечение и получило на него неисключительные права, то:
- при осуществлении разового платежа в момент приобретения ПО дебетуется счет 97, по кредиту записывается 60 счет;
- лицензия на ПО учитывается дебетовым оборотом по забалансовому счету 012;
- ежемесячно часть понесенных затрат переводится на расходы предстоящих периодов проводкой Д20 (или 23, 26, 25, 44) – К97.
ВАЖНЫЙ НЮАНС! Законодательно запрещено пользоваться нелегальными версиями программного обеспечения. За применение в работе пиратских программ предусмотрено наказание нормами гражданского и уголовного права в ст. 1252 ГК РФ и ст. 146 УК РФ.
При проведении процедуры обновления программного продукта или осуществлении специализированного обслуживания затрачиваемые на это деньги показываются по дебету 20 (25, 23, 44, 26) и кредиту 60 счета.
Основные решения, назначение, функции и характеристики программы 1С бухгалтерия
Чтобы определиться, какой из подвидов будет больше подходить под цели именно вашего предприятия, мы собрали все возможности в таблице.
| Опция | Базовая | Проф | Корп |
| Возможность вести основной учет | Да | Да | Да |
| Формирование и подготовка отчетности, ее отправка | Да | Да | Да |
| Учитывается и ведется налог на прибыль | Да | Да | Да |
| Переключение в формат УСН и ЕНВД | Да | Да | Да |
| Несколько фирм в одной/нескольких информационных базах по желанию владельца | Да | Да | Да |
| Подготовка данных по обособленным подразделениям | Нет | Нет | Да |
| Настройка счетов контрагентов, расчеты с ними | Да | Да | Да |
| Можно ли регулировать прикладное решение | Нет | Да | Да |
| Работа в режиме веб-клиента | Нет | Да | Да |
| Территориально распределенная база | Нет | Да | Да |
| Многопользовательский режим работы | Нет | Да | Да |
Кроме того, при перепродаже лицензий как товара передача прав строится «по цепочке». Для предоставления клиенту прав на использование программ лицензиату нужно приобрести такие права у лицензиара, однако согласно ГК при наличии сублицензионного договора для реализации программ они ему в принципе не требуются. В случае дистрибьюции коробочного ПО, его экземпляр уже введен в гражданский оборот путем продажи самым первым продавцом. Следовательно, право на воспроизведение и распространение экземпляров уже было использовано, а сублицензионные договоры на предоставление прав по коробочному программному обеспечению могут быть признаны ФНС притворными сделками, направленными на получение налоговой выгоды от применения льготы по НДС. Например, под видом программ вы могли перепродавать оборудование, уклоняясь от уплаты НДС с наценки.
Таким образом, если вы реализуете лицензии «по цепочке» по схеме купли-продажи, то можете быть обвинены в уклонении от уплаты НДС.
Для реализации прав на программы не требуется приобретать никаких дополнительных прав кроме тех, которые уже юридически даны сублицензионным договором. ФНС может с полным правом считать оприходование подтверждением того, что договор был заключен задним числом, для сокрытия ошибки не начисления НДС по перепродаже материальных носителей программ.
Правильное отражение продаж лицензий в бухгалтерском учете
Поскольку цены, по которым партнер производит реализацию, могут отличаться от рекомендованных розничных цен Клеверенс (относительно коротых считается роялти), учет взаиморасчетов по роялти удобнее будет вести на специальном забалансовом счете, например 012:
| При продаже лицензий покупателю: | ||
| Дебет 51 — Кредит 62.01 | – | получена оплата от клиента за переданные права; |
| Дебет 62.01 — Кредит 91.01 (или 90.01) | – | отражена выручка по сублицензионному договору; |
| Кредит 012 | – | количественный и суммовой учет роялти по реализованным лицензиям. |
| При оплате роялти лицензиару: | ||
| Дебет 91.02 (или 90.02) — Кредит 60.01 | – | отражена задолженность по уплате роялти по сублицензионному договору; |
| Дебет 012 | – | количественный и суммовой учет роялти по оплаченным лицензиям; |
| Дебет 60.01 — Кредит 51 | – | оплачено вознаграждение лицензиару в виде роялти за полученные неисключительные права. |
Учет на забалансовых счетах
Согласно п. 66 Инструкции № 157н, программное обеспечение, полученное в пользование учреждением (лицензиатом) учитывается на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование». Стоимость программного обеспечения определяется исходя из вознаграждения, установленного в договоре.
Аналогичные разъяснения даны в Письмах Минфина РФ от 02.10.2013 № 02-06-10/40915, от 29.08.2013 № 02-06-10/35603.
В заключении следует отметить, что не отражение программных продуктов (ключей защиты) на забалансовом счете 01 приведет к искажению показателей форм бухгалтерской (бюджетной) отчетности. Это может служить основанием для привлечения учреждения к ответственности, т.к. является административным правонарушением в области финансов (ст. 15.11, ст. 15.15.6 КоАП РФ).