Можно ли в график отпусков вносить изменения
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Можно ли в график отпусков вносить изменения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
График отпусков — обязательный документ на предприятии. Его заполняют в начале нового года либо в конце старого с учетом очередности периодов отдыха работников. Об этом говорится в ст. 123 ТК РФ. Можно использовать унифицированную форму Т-7, которую закрепил Госкомстат постановлением от 5 января 2004 г. №1. Также организация вправе применять форму, разработанную самостоятельно.
Причины для переноса отпуска
Основаниями для переноса отпуска могут быть следующие (ст. 124 ТК РФ):
- больничный лист сотрудника;
- принятие на работу сотрудников после издания графика отпусков;
- работник передумал идти в отпуск в зафиксированные в графике сроки;
- требование организации по причине каких-либо важных событий (проверки, производственная необходимость), но только с согласия самого работника;
- нарушение даты выплаты отпускных.
Можно ли изменять после утверждения?
Изменение графика отпусков после его утверждения на основании приказа допускается при наличии на то оснований.
Как правило, причиной внесения изменений становятся следующие причины:
- основания из ст.124 ТК РФ – уход на больничный или исполнение государственных обязанностей в отпуске;
- несоблюдение работодателем правил предоставления ежегодных отпусков – не выдана в положенный срок отпускные или сотрудник не предупрежден заранее за 2 недели о предстоящем отдыхе;
- семейные обстоятельства работника;
- производственная необходимость;
- прием нового сотрудника или увольнение действующего.
Изменяет график ответственный работник на основании приказа, который составляется руководителем при наличии оснований.
Существует два способа внесения изменений:
- Изменить существующий утвержденный график, внеся изменения в графы 8-10.
- Оформить дополнение к утвержденной форме – удобно использовать, например, при принятии на работу новых сотрудников.
Как внести изменения в график отпусков
В общем случае, при наступлении определенной ситуации, в форму Т-7 изменения должны быть внесены обязательно.
Изменения в график могут вноситься по разным причинам. Как бы то ни было, общим моментом является то, что для внесения изменений должен быть составлен приказ. Он заверяется руководителем организации, а все заинтересованные сотрудники знакомятся с ним под роспись. После этого изменения должны быть внесены и в личную карточку работника и в сам график отпусков.
При корректировке графика отпусков изменения должны вноситься в 7, 8 и 9 графы. В них указывается новая дата отпуска, причина по которой произошел перенос.
Отметим, что все изменения в график отпусков вносятся исключительно по согласованию с работником. Если работодатель не согласует с работником изменения, то работодателю грозит административная ответственность.
Изменения вносятся на основании заявления работника, служебной записки и, конечно же, приказа работодателя.
Внесение изменений в график отпусков при приеме нового работника
Однако, в Трудовом кодексе имеется еще одна интересная статья, касающаяся отпусков – 123 статья. В ней прописано, что работники должны уходить в отпуск по графику. Соответственно, изменения вносить все – таки придется. Ведь получается, что если сотрудника нет в графике отпусков, то и отдыхать он не будет. А такое положение дел является нарушением закона. Работодатель, конечно, может решать вопрос об уходе сотрудника в отпуск, но в большинстве случаев это касается не ежегодных отпусков.
Таким образом, с точки зрения Трудового кодекса такой вариант развития событий будет самым безопасным для работодателя.
Если новый работник добавлен в график отпусков, то в этом случае не возникает разногласий между работодателем и сотрудником, а также вопросов от контролирующих органов.
Причем нужно иметь в виду, что вносить изменения в график целесообразно в том случае, если работник поступил на работу в первом полугодии, так как его первый отпуск может наступить в текущем году. В противном случае не стоит терять на это время.
Что это такое: понятие и правовые основы
Право на ежегодный отпуск с сохранением средней оплаты имеет каждый человек, официально работающий по трудовому договору (ст. 114 ТК РФ).
Статья 114 ТК РФ. Ежегодные оплачиваемые отпуска
Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.
Ст.
123 того же кодекса утверждает, что время для отдыха предоставляется каждый год, а порядок, в котором сотрудники уходят в отпуск, определяется особым документом – утверждённом на предприятии графиком (как устанавливается и распределяется очередность отпусков?). Он должен составляться и утверждаться приказом руководителя организации в сроки не позднее 2 недель до наступления нового календарного года.
Готовится он обычно по унифицированной форме, утверждённой постановлением Госкомстата РФ в 2004 году, однако с 2012 года законодательство разрешает работодателям самостоятельно разрабатывать такого рода бланки.
Необходимо учитывать, что, согласно абз. 2 ст. 123 ТК РФ, график – документ двусторонний. Он обязателен как для работника, так и для работодателя. Однако несмотря на это, возможны ситуации, когда уже утверждённый и введённый в действие график приходится корректировать, внося в него определённые изменения.
Как правильно внести изменения в график отпусков
19 05 2017 otpusknik Пока нет комментариев
Оформление графика отпусков обязательно предусмотрено для всех предприятий и организаций.
Как правило, составляется он заранее: за две недели до того, как начинается последующий календарный год, а утверждение его происходит путем издания руководителем соответствующего приказа.
В некоторых случаях может возникнуть необходимость внесения изменений в утвержденный график, например, в случае изменения даты ухода в отпуск. Как правильно внести изменения в график отпусков?
На основании статьи 123 Трудового кодекса РФ, график отпусков должен соблюдаться обеими сторонами трудовых правоотношений. Поэтому нередко сотрудники отдела кадров задаются вопросом: можно ли вносить изменения в график отпусков, и что для этого требуется?
При оформлении указанного графика следует учитывать, что он составляется на длительный срок и является плановым. По этой причине нередко приходится вносить в него некоторые поправки и изменения.
19 05 2017 otpusknik Пока нет комментариев
При оформлении указанного графика следует учитывать, что он составляется на длительный срок и является плановым.
Законодательство не требует внесения дополнений в график, если после его утверждения на работу были приняты новые сотрудники. Поэтому новым работникам отпуск можно предоставить на основании заявления без включения их в график отпусков. А можно оформить дополнение к графику в виде отдельного документа, указав в нем сведения об отпусках новых работников. Это делается так.
Типичные ошибки при составлении графика отпусков
При составлении документации, регламентирующей нахождение в отпуске работников, представители кадровой службы могут допустить ряд ошибок. Чаще всего они связаны с организационными и законодательными нюансами:
- некорректный расчёт продолжительности основного и дополнительного времени отдыха, что обуславливает несоответствие нормативных параметров с расчётными величинами;
- несогласованность сроков времени отдыха сотрудника на его основной и совмещаемой работах;
- отсутствие документов, подтверждающих право работника на приоритетный выбор подходящего времени отдыха;
- неучтённые права работников льготной категории на первоочередной выбор времени отдыха;
- неотражённое в графике документальное оформление переноса времени отдыха работников;
- форс-мажорные обстоятельства, влияющие на продолжительность отдыха;
- отказ работника;
- невключение работника в список;
- неточности в документе;
- деление отдыха на части без согласия работника.
Если ошибки обнаруживаются представителями субъекта хозяйствования, то их исправление возможно кадровыми сотрудниками после согласования нюансов с руководителем. Если недочёты были замечены контролирующими службами, то на ответственное лицо будет произведено начисление штрафа.
В случае если у наемного рабочего возникает необходимость в переносе своего отпуска на иную дату, в обязательном порядке ему предстоит предварительно согласовать этот вопрос с руководством компании.
Трудовой Кодекс РФ не запрещает переносить отпуск на иной период, если будет сформирован соответствующий приказ руководства.
Нередко основными причинами инициативы непосредственного работодателя о переносе отпуска сотрудника могут выступать:
- возникновение срочной работы, с которой сможет в полной мере справиться исключительно определенный сотрудник;
- скорая реорганизация предприятия;
- возможный ввод в эксплуатацию нового современного оборудования либо же обновление программного обеспечения, с которым предстоит работать в будущем специалисту, уходящего в отпуск в этот период;
- возможная болезнь руководителя цеха, подразделения, которого предстоит заменить сотруднику;
- скорая внеплановая проверка различными контролирующими органами;
- возникновение внезапных командировок.
В любом случае необходимо помнить об одном важном нюансе: перенос по инициативе работодателя можно исключительно с получения предварительного согласия наемного рабочего. Более того, это четко закреплено Трудовым Кодексом РФ.
Если на протяжении календарного года в организацию приняты на работу новые сотрудники, изменять график отпусков нет необходимости.
Ошибки, касающиеся отпусков работников
При решении вопросов, связанных с отпусками, нередко возникают спорные и ошибочные ситуации. Рассмотрим некоторые из них.
- Иногда не все изменения согласованы с руководством. Следует помнить, что любое действие должно совершаться с согласия руководителя. Если действие было не согласовано, то оно будет незаконным
- Нельзя предоставить отпуск только по заявлению работника. После того, как получено заявление на отпуск, его должен утвердить руководитель компании. Это делается посредством издания соответствующего приказа
- Отпуск работнику должен предоставляться в соответствии с графиком отпусков. Нельзя просто так взять и уйти в отпуск или наоборот, продолжать работать. Все изменения фиксируются и вносятся в график
- Если отпуск делится на части, нужно соблюдать правильную продолжительность таких частей
- Очень часто работники не хотят идти в ежегодный отпуск. Здесь следует иметь в виду, что копить отпуска несколько лет нельзя, их нужно обязательно отгуливать
- Иногда происходит неверное начисление отпускных выплат. За этим нужно следить и не допускать подобных ошибок
Как видим, при устройстве на работу нового сотрудника вопрос с отпуском для него решается без особых проблем. Работодатель вправе выбрать один из трех путей развития ситуации. Все они не противоречат действующему законодательству и могут применяться в компаниях.
Ошибки, часто допускаемые при составлении документа
Чтобы грамотно составить график отпусков, нужно знать нормы существующего законодательства и помнить, что:
- Начальник и заместитель не могут уйти в отпуск в одно и тоже время.
- В отделе должно оставаться такое количество сотрудников, которое может поддерживать его нормальное функционирование.
- Взять отдых в одно время не могут специалисты одного профиля.
- Накопившийся за несколько лет отпуск не стоит суммировать, лучше разбить его на несколько частей.
- Не нужно возлагать обязанности работника, находящегося в отпуске, на того, кто имеет право уйти в отпуск вне очереди.
- Распределение отпускных дней нужно формировать таким образом, чтобы не страдал рабочий процесс, а также трудящиеся.
Смена запланированной даты отдыха
Все прочие корректировки графика обычно связаны с тем, что работник вынужден отдыхать ранее или позднее установленного для него срока. В этом случае изменения в график отпусков в 2020 году следует вносить во следующей схеме: запланированную дату начала события, проставленную в графе 6, не меняют, а все необходимые сведения о переносе начала отпуска или изменении его длительности отражают в графах 8–10.
Заметим, что далеко не все работники кадровых служб знают, как внести изменения в график отпусков в соответствии с законом. В частности, многие из них забывают о нормах ст. 123 ТК РФ. В ней написано, что если работник имеет право уйти в отпуск в определённом месяце, то за 2 недели до предполагаемого начала отдыха он должен написать заявление с указанием конкретной даты. Именно её нужно проставить в графе 8.
Требование о том, что сотрудники обязаны предупреждать нанимателя о дате начала отпуска не позднее чем за полмесяца, желательно закрепить во внутрифирменном нормативном акте – приказе или распоряжении. Также ничто не мешает внести соответствующий пункт в положение об оплате труда. Причём все работники компании обязаны внимательно изучить данные документы. Это же касается и приказа о внесении изменений в график отпусков: с ним должны познакомиться под расписку все заинтересованные сотрудники.
Имейте в виду, что некоторые работники организации имеют право взять отпуск в любое подходящее для них время. К ним относят:
- подростков моложе 18 лет;
- совместителей; они отдыхают одновременно на основном и дополнительном месте работы;
- сотрудницы, планирующие уйти в декрет;
- мужья, чьи жёны находятся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком;
- работники, имеющие двух и более детей определенного возраста (до 12 лет);
- почётные доноры;
- супруги военнослужащих, отдыхающие одновременно с мужем;
- некоторые категории чернобыльцев;
- работники, усыновившие младенца в возрасте до трех месяцев;
- иные категории в соответствии с нормами ст. 322 ТК РФ.
Порядок изменения графика отпусков
19 05 2017 otpusknik Пока нет комментариев
Оформление графика отпусков обязательно предусмотрено для всех предприятий и организаций. Как правило, составляется он заранее: за две недели до того, как начинается последующий календарный год, а утверждение его происходит путем издания руководителем соответствующего приказа. В некоторых случаях может возникнуть необходимость внесения изменений в утвержденный график, например, в случае изменения даты ухода в отпуск. Как правильно внести изменения в график отпусков?
На основании статьи 123 Трудового кодекса РФ, график отпусков должен соблюдаться обеими сторонами трудовых правоотношений. Поэтому нередко сотрудники отдела кадров задаются вопросом: можно ли вносить изменения в график отпусков, и что для этого требуется?
При оформлении указанного графика следует учитывать, что он составляется на длительный срок и является плановым. По этой причине нередко приходится вносить в него некоторые поправки и изменения.
Как внести изменения в график отпусков
№ 1.
На этапе планирования, перед началом календарного года заполняются только 1-6 столбцы таблицы графика отпусков: структурное подразделение, в котором работает сотрудник, его должность по штатному расписанию, ФИО, табельный номер сотрудника (если таковой имеется), количество календарных дней отпуска и запланированная дата начала отпуска.
Работник должен быть ознакомлен с графиком отпусков под роспись не позднее, чем за две недели до его начала. Можно добавить в таблицу графу 11 для росписей сотрудников либо составить лист ознакомления в произвольной форме и приложить его к графику отпусков.
В случае если работника не устраивает дата начала отпуска либо он хочет разбить его на части, сотрудник может написать заявление о переносе отпуска и подписать его у руководителя. На его основании издается приказ и вносятся корректировки в график отпусков. Также дата отпуска может меняться и по инициативе руководителя в связи с производственной необходимостью. В данном случае издается приказ о переносе отпуска и также отображаются изменения в графике отпусков.
7-10 графы заполняются по мере ухода сотрудников в отпуск в течение года.
В 7-м столбце указывается фактическая дата начала отпуска (она может совпадать с запланированной либо отличаться в случае изменения обстоятельств и переноса отпуска).
8-й столбец содержит информацию о документе – основании переноса отпуска (заявление либо приказ руководителя).
В 9-й графе указывается дата предполагаемого перенесенного отпуска.
10-й столбец графика отпусков содержит описание причины непредоставления, перенесения либо продления отпуска.
Когда нужно изменять график отпусков?
Редактирование графика ежегодного отдыха персонала осуществляется только на основании приказа директора предприятия. Оформляется он при возникновении оснований для переноса отпуска одного или нескольких трудящихся.
Причины внесения изменений в график обозначены в трудовом законодательстве (ст. 124 ТК РФ):
- листок нетрудоспособности, выданный в планируемый период для отпуска;
- прием нового сотрудника после подписания графика;
- изменение решения работника по личным обстоятельствам;
- возникновение необходимости присутствия на рабочем месте специалиста в связи с производственной необходимостью (проверка контролирующими органами);
- нарушение сроков оплаты отпускных и извещения о начале отдыха;
- исполнение государственных обязанностей (работа в избирательной комиссии).
Ошибки при внесении изменений в график отпусков, точно так же, как и нарушение правил его оформления, являются достаточным основанием для привлечения руководства предприятия к административной ответственности, в т. ч. к штрафам (ст. 5.27 КоАП РФ). Учитывайте нюансы этой процедуры и оформляйте документы правильно.
Подробнее о штрафах, которые могут наложить проверяющие за несоблюдение правил предоставления отпусков, читайте в статье «Каков штраф за непредоставление отпуска работнику?».
Источники:
- Налоговый кодекс РФ
- Трудовой кодекс РФ
- Кодекс об административных правонарушениях
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.