Как сделать простую электронную подпись
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как сделать простую электронную подпись». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чтобы ПЭП наделяла электронные документы юридической значимостью, требуется дополнительное соглашение между участниками ЭДО. Данный вид подписи не гарантирует неизменность документа с момента подписания. В большинстве случаях не подойдёт для использования индивидуальным предпринимателям и юридическим лицам. Также ПЭП нельзя подписывать документы, относящиеся к государственной тайне.
Юридическая значимость ПЭП
Для обмена документами с контрагентами без дополнительных соглашений и сдачи отчётности в контролирующие органы необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП). КЭП придаёт документам юридическую значимость и является аналогом рукописной подписи. КЭП отличается от ПЭП более сложной технической составляющей и надёжным способом шифрования.
Юридическая значимость ПЭП
Чтобы ПЭП наделяла электронные документы юридической значимостью, требуется дополнительное соглашение между участниками ЭДО. Данный вид подписи не гарантирует неизменность документа с момента подписания. В большинстве случаях не подойдёт для использования индивидуальным предпринимателям и юридическим лицам. Также ПЭП нельзя подписывать документы, относящиеся к государственной тайне.
Для обмена документами с контрагентами без дополнительных соглашений и сдачи отчётности в контролирующие органы необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП). КЭП придаёт документам юридическую значимость и является аналогом рукописной подписи. КЭП отличается от ПЭП более сложной технической составляющей и надёжным способом шифрования.
Как сделать бесплатную или платную личную электронную цифровую подпись физическому лицу
Если вы хотите получить неквалифицированную ЭП, то есть код подтверждения, то можно пройти всю процедуру онлайн. Для этого следует зарегистрироваться на сайте Госуслуг. Таким образом, у вас появится собственный пароль, с помощью которого вы можете совершать самые простые платежи, например, автомобильных штрафов, записываться в разные госучреждения. К примеру, так пациент может онлайн получить талон на прием к врачу.
Но перечень услуг значительно ограничен, поэтому любая ценная информация, которая как-либо может быть использована мошенниками, не будет предоставляться владельцам простого пароля. Для более сложных процедур понадобится посетить управляющий центр, сотрудники которого имеют возможность выдавать на цифровом носителе весь пакет с кодами доступа и сертификатом. Ниже расскажем подробнее об этой возможности.
- ЭЦП — альтернатива обычной подписи, которую используют для удаленного обмена документами и получения госуслуг.
- Выделяют простую и усиленную ЭП. Дополнительно усиленная делится на квалифицированную (КЭП) и неквалифицированную (НЭП) подписи.
- Граждане и компании получают подписи в МФЦ или специализированных центрах. Простые ЭП можно сделать самостоятельно с помощью Microsoft Office, «КриптоПро CSP» и другого ПО.
- Наиболее защищенный вариант — квалифицированная ЭП, которая подходит для подписания всех документов и взаимодействия с государственными органами.
- При получении документа, подписанного ЭЦП, важно проверить ее на подлинность с помощью бесплатных сервисов, например «КриптоПро DSS».
Как хранится электронная подпись?
Существует несколько правил хранения электронной подписи:
- Нельзя передавать ключ электронной подписи или сообщать кому-либо;
- Нельзя хранить две и более квалифицированных электронных подписи на одном носителе. Тогда по закону они будут считаться недействительными по причине нарушения конфиденциальности;
- Нельзя хранить электронную подпись в открытом доступе. Если другой человек воспользуется вашей подписью, будет сложно доказать, что это не вы подписывали документ. Эта ситуация будет равна тому, что вы подписали документ собственноручно.
Поэтому банк, например, не сможет вернуть вам деньги, если вы сообщили СМС-код мошенникам, пока правоохранительные органы не докажут факт правонарушения, что довольно непросто в случае интернет-мошенничества.
Меры предосторожности
Являясь важным инструментом в работе, любая электронная подпись требует серьезных мер предосторожности. Согласно п. 10.2 регламента, утвержденного приказом Федеральной службы по финансовому мониторингу от 16.08.2013 № 223, владелец сертификата при работе с ключом проверки ЭП должен выполнять правила ее хранения, не оставлять без присмотра, обеспечивать условия конфиденциальности. К примеру, при необходимости следует затребовать приостановку действия документа, если возникли подозрения о возможном несанкционированном доступе к ЭП. Игнорирование требований регламента может повлечь возникновение убытков, возмещение которых руководитель компании (если речь идет о должностном лице) может возложить на владельца подписи.
Если ЭЦП утеряна (или если стало возможным несанкционированное применение ПЭП), следует сразу связаться с УЦ (либо со структурой, оформившей ПЭП) и заявить о необходимости блокирования.
Как начать работу с ЭП
Для работы с ЭП на компьютере требуется криптопровайдер. Самый популярный среди пользователей — КриптоПро. О его установке мы также рассказали в этой статье. После загрузки криптопровайдера нужно подготовить ПК и настроить вход на Госуслуги через ЭП.
Что такое электронная подпись
Электронная подпись (ЭП), иногда называемая также электронно-цифровой подписью (ЭЦП), представляет собой информацию в электронной форме, присоединяемую к подписываемому с ее помощью электронному документу. Она позволяет идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ, подтвердить авторство этого документа и придать подписанному файлу юридическую силу.
ЭЦП различаются степенью защиты и могут использоваться физическими или юридическими лицами для разных целей:
- Электронные подписи используются при взаимодействии с порталами государственных услуг, таких как Госуслуги, Госзакупки, Росреестр и другими. С их помощью легко записаться на прием в госучреждения, подавать заявления для оформления документов, а также оплачивать штрафы и налоги.
- ЭП нужна при участии в электронных торгах и аукционах для прохождения идентификации, заверения документов и подписания контрактов.
- Использование электронных подписей значительно упрощает процедуру сдачи отчетности в контролирующие органы, так как дает возможность отправлять подписанные ЭЦП документы в Федеральную налоговую службу, Фонд социального страхования, Пенсионный фонд России или Росстат удаленно.
- Также ЭЦП незаменима в электронном документообороте как внутри компании, так и при обмене информацией между контрагентами.
Зачем нужна электронная подпись?
Электронной подписью активно пользуются представители бизнеса — директора компаний, руководители направлений и предприниматели. Этот инструмент позволяет им удалённо подписывать договоры с контрагентами, отправлять документы в госучреждения и многое другое.
Но ЭП также может быть полезна и для физических лиц. С её помощью можно:
- Получать услуги через портал Госуслуг.
- Отправлять документы по удалёнке работодателю.
- Заверять налоговые декларации для получения вычета.
- Дистанционно подавать заявление на зачисление в вуз.
- Отправлять жалобы и иски в суд.
- Получать патенты, регистрировать юрлица и так далее.
Как создать квалифицированную электронную подпись
Квалифицированный сертификат ЭЦП представляет собой подтверждение ее подлинности; создать его можно при помощи ресурсов удостоверяющего центра.
Сертификат содержит следующие данные: уникальный номер, фамилия, имя и отчество владельца, срок действия. Если владелец сертификата – организация, будет указан ее адрес.
Помимо этого, обозначаются ключ, которым КЭП может быть проверена, точные наименования ее средств, адрес удостоверяющего центра (аккредитованного). Могут быть отмечены ограничения в использовании сертификата (при их наличии).
Для права выдавать сертификаты электронной подписи удостоверяющий центр должен иметь не только аккредитацию, но и одобренные службами безопасности средства для создания ЭЦП.
Как выглядит простая электронная подпись на документе?
Итак, как выглядит простая электронная подпись на документе?
Визуально – никак, так как это набор мета-данных, который добавляется в сам файл, а него в его содержимое. Можно, конечно же, добавить и обычную подпись к документу, но она не позволяет установить точного автора или период, когда файл был создан. Узнать о наличии простой электронной подписи можно только в свойствах документа. А ещё в Microsoft Office (если речь идет о документах, созданных в данной программе) при открытии подписанного документа появляется сообщение о том, что его отредактировать невозможно из-за наличия ЭЦП.
Как выглядит простая электронная подпись на распечатанном бумажном документе?
Её там не будет, и ЭЦП вообще не могут использоваться для заверения физических копий документов.
В некоторых программах в настройках можно задать параметры, когда при печати подписанных документов на них будет ставиться определенная графическая пометка (это может быть даже отсканированное изображение рукописной подписи). Но на юридическую силу распечатанного файла это никоим образом не влияет. Чаще всего данная функция используется только для установления автора документа из организационных нужд.
А ранее планировалось включать электронные подписи и на распечатанные документы в виде незаметного числового набора (невидимым шрифтом который можно заметить только при оптическом увеличении). Но впоследствии от такой функции отказались, так как это в несколько раз бы удорожило стоимость бытовой печатной техники.
ЭЦП — средство защиты документа, которое содержит информацию об авторе и гарантию, что после подписания изменения в документ не вносились. Её выдают физическим и юридическим лицам. В случае с юрлицами подпись делается на руководителя (или другое ответственное лицо).
Чем полезна электронная подпись:
-
упрощает внутренний документооборот компании;
-
сокращает время сдачи отчетности в контролирующие органы;
-
позволяет участвовать в торгах и тендерах;
-
подходит для подписания документов при урегулировании споров в Арбитражном суде;
-
дает возможность гражданам пользоваться всем функционалом портала «Госуслуги».
Процесс подписания документа в электронном виде
Процесс подписания документа простой ЭЦП не требует особых знаний. Для этого следует ввести пароль и подтвердить его.
Подписание квалифицированной подписью имеет свои особенности. Перед подписанием документа необходимо установить софт «КриптоПро» или иной криптографический преобразователь информации и сам сертификат проверки ключа ЭЦП.
Алгоритм установки пошагово рассмотрен в материале «Как установить сертификат ЭЦП на компьютер?».
Далее следует завизировать необходимый документ. Алгоритмы визирования разнятся в зависимости от вида файла, типа редактора или программного обеспечения. Например, для отправки отчетности в ФНС или в фонды файл загружается в специальную программу, далее выбирается соответствующий сертификат и нажимается кнопка «Подписать файл».
Для придания виртуальным документам юридической силы их заверяют электронной подписью. Она бывает простой и усиленной. Виды ЭП отличаются по способу создания и назначению.
Электронную подпись можно сделать самостоятельно, но она пригодится только для внутреннего документооборота и передачи информации между лицами, имеющими определенную степень доверия друг к другу. Чтобы организовать полноценный документооборот со сторонними организациями и государственными структурами, понадобится усиленная ЭП. Ее получают в специализированных организациях — удостоверяющих центрах.
Право владения усиленными ЭП подтверждается сертификатами проверки ключа. Их необходимо зарегистрировать в УЦ, чтобы иметь возможность использовать при работе со сторонними и государственными организациями.
Если у вас остались вопросы по этой теме, получите консультацию наших профессиональных юристов. Они подскажут, какую электронную подпись лучше всего сделать, чтобы она соответствовала кругу поставленных вами задач.
Как сделать электронную печать и подпись?
Обычно руководство по получению услуги «Как создать ключ электронной подписи» публикуется на порталах АСЦК. Оно включает в себя несколько шагов, выполнив которые заявитель получает подпись:
- На первом этапе производится подготовка пакета документов.
- Второй этап в инструкции «Как сделать ключ электронной подписи» состоит в заполнении анкетных данных и других сведений в электронном формате (онлайн). Обычно руководство называется, например, так: «Как и где сделать цифровую подпись?» или «Как изготовить печать и подпись в электронном виде» и тому подобное. Там же расположены анкеты.
- На третьем этапе предлагается выполнить звонок по контактному телефону горячей линии, чтобы позже прийти на встречу в назначенное время.
- При получении платной подписи на следующем этапе, после посещения центра сертификации, следует оплатить выдачу подписи. При получении усиленной защищенной подписи рекомендуется использовать другую инструкцию — «Как сделать усиленную электронную подпись?»
Чем они отличаются друг от друга
Все ЭЦП разные и отличаются областью применения. Отличаются друг от друга и электронная печать и подпись.
К примеру, простой ЭЦП нельзя подписать электронный документ. А еще ею нельзя пользоваться в информационной системе, которая содержит гостайну. А вот неквалифицированной электронной подписью можно пользоваться без сертификата.
Больше всех отличается от других усиленная квалифицированная электронная подпись. Чтобы ее использовать, клиент должен:
- иметь бумажный или электронный ее аналог;
- применять только программное обеспечение, сертифицированное ФСБ РФ;
- получить ЭЦП только в удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Минкомсвязи РФ.
Начинаем использовать ЭП
Во-первых, как уже говорилось, существуют различные типы электронной подписи. Участники электронного взаимодействия вправе использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если законодательство РФ не закрепляет использование конкретного вида подписи в зависимости от целей ее использования.
Во-вторых, выбор типа электронной подписи зависит от задач, которые необходимо решать с ее помощью. Так, например, выдвигаются требования к выбору электронной подписи при работе с бухгалтерскими первичными документами: электронный счет-фактура является документом основанием для вычета сумм НДС только в том случае, если он подписан квалифицированной электронной подписью. Для сдачи отчетности в государственные органы также потребуется использование усиленной квалифицированной электронной подписи.
Для решения задач межкорпоративного электронного документооборота можно использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. Получить сертификат квалифицированной электронной подписи можно в любом аккредитованном Минкомсвязи РФ Удостоверяющем центре (Перечень аккредитованных УЦ).